Onboarding neuer Mitarbeiter: Der ultimative Plan (2019)

By 26. Juli 2019 August 15th, 2019 Mitarbeiter Onboarding, Uncategorized
Mit elearno zum perfekten Onboarding

Inhalte und Übersicht

Onboarding – Die Grundlagen
Was versteht man unter Onboarding?
Erwartungen aus Unternehmenssicht
Erwartungen aus Sicht der Mitarbeiter
Das Problem mit der Fluktuation
Aktuelle Studienergebnisse

Der Onboarding-Prozess
Pre-Boarding neuer Mitarbeiter
Der erste Tag
Die ersten Wochen

Onboarding für Remote-Mitarbeiter

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Tools und Hilfen
elearnio
Der Einarbeitungsplan
Die Onboarding-Checkliste
Das Buddy-Prinzip
Das Bootcamp
Die Dokumentation

Das Feedbackgespräch


Das Einstellen neuer Mitarbeiter ist ein Vorgang, der in nahezu jedem Unternehmen vorkommt. Ob nun ein Start-up jährlich um eine Handvoll neuer Kollegen wächst oder ein Global Player Tausende Neueinstellungen zu organisieren hat, ist dabei unerheblich. Wichtig ist für beide, dass jeder neue Mitarbeiter schnell und effektiv seinen Weg ins Unternehmen findet und dieses so schnell auch nicht wieder verlässt.

Damit dieses Vorhaben gelingt, müssen neue Mitarbeiter richtig eingearbeitet werden. Wie das geht? Mit einem strukturierten Onboarding, dessen Grundlagen, Abläufe, Risiken, Vorteile und Feinheiten dieser Beitrag bis ins Detail aufzeigen möchte. Viel Spaß und Erfolg mit Deinen neuen Mitarbeitern!

Onboarding – Die Grundlagen

Im ersten Teil werfen wir einen Blick auf Grundsätzliches. Was versteht man eigentlich unter Onboarding. Welche Erwartungen haben sowohl Unternehmen als auch neue Mitarbeiter an diesen so wichtigen Prozess für die zukünftige Zusammenarbeit. Was passiert, wenn es am Onboarding mangelt und wie sieht die Forschung den Prozess.

Neue Mitarbeiter müssen gut eingeführt werden.

Was versteht man unter Onboarding

Beginnen wir mit einer Definition. Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel, wie „Jemanden an Bord nehmen“. Doch es ist wesentlich mehr gemeint als das reine Einstellen eines Mitarbeiters. Übersetzen ließe sich Onboarding daher besser mit Einarbeitung.

Doch selbst dieser Begriff ist noch nicht ausreichend, denn zusätzlich zur fachlichen Einarbeitung, welche für die geplante Aufgabe von Nöten ist, geht es auch um ein Kennenlernen der Firma und des Teams. Onboarding reicht daher von der Firmengeschichte bis zu Integration in vorhandene soziale Strukturen des Büroalltags.

Das langfristige Ziel des Onboardings besteht selbstverständlich darin, den Erfolg des Unternehmens zu vergrößern. Auf dem Weg dahin lässt sich das Zwischenziel einer schnellen und starken Integration neuer Mitarbeiter in bestehende Strukturen definieren. Genau um diese drei Ziele geht es:

  • Einstieg in das Unternehmen erleichtern
  • Effektivität neuer Mitarbeiter erhöhen
  • Fluktuation vermindern

Wie wir später noch sehen werden, sorgt ein schlechtes oder fehlendes Onboarding dafür, dass neue Mitarbeiter sich im Unternehmen nicht angenommen fühlen und daher schnell wieder kündigen. Um Zeit und Geld für häufige Einstellungsverfahren zu sparen, empfiehlt sich daher größte Sorgfalt beim Onboarding.

Onboarding macht das Unternehmen erfolgreicher.

Erwartungen aus Unternehmenssicht

Fragt man in der Chefetage oder der Personalabteilung nach, so lautet eine der meisten Forderungen, dass ein gutes Onboarding möglichst als Rundum-Sorglos-Paket vorhanden sein sollte. Doch diesem frommen Wunsch muss natürlich auch entsprochen werden und wie das geht, da sind sich nicht alle Chefs und Personaler einig.

Der Dissens beginnt häufig schon bei der Frage, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter eigentlich als Zielsetzung hat. So geben nur rund die Hälfte der Befragten in entsprechenden Umfragen an, dass eine langfristige Bindung an das Unternehmen zu den Zielen des Onboardings gehören sollte. Noch weniger haben eine Reduzierung der Kosten im Blick.

Größere Schnittmengen gibt es beim Ziel der schnellen Integration in das Unternehmen selbst. Sowohl was eine Identifikation mit der Firma als auch die vollständige Erbringung von Leistungen anbelangt, sind sich die meisten HR-Abteilungen einig: Dies ist ein grundlegendes Ziel eines guten Onboardings.

Erwartungen aus Sicht der Mitarbeiter

Doch wie sieht es mit den Mitarbeitern aus? Die groben Ziele aus der Sicht der Unternehmer sind auf der anderen Seite recht ähnlich. Auch ein neuer Mitarbeiter möchte schnell seinen Platz im Team finden und seine Arbeit gut und sicher erledigen können.

Doch neue Mitarbeiter haben beim Thema Einarbeitung sogar noch speziellere Bedürfnisse und Wünsche, welche die Unternehmen oft nicht auf dem Schirm haben. Dazu gehören beispielsweise:

  • Feste Struktur
  • Direkter Kontakt
  • Klarer Überblick

Die fachliche Einarbeitung steht hierbei offensichtlich nicht im Vordergrund. Das ist leicht zu erklären, denn neue Mitarbeiter haben ihren Beruf schließlich erlernt oder studiert. Sie gehen davon aus, dass sie sich das spezielle Fachwissen, welches für ihre explizite Tätigkeit erforderlich ist, relativ leicht aneignen können. Zumindest dann, wenn die Rahmenbedingungen dafür gegeben sind. Und genau dazu müssen eben feste Strukturen vorhanden sein, die ein Umfeld schaffen, in dem der Neue sich überhaupt erst einarbeiten kann.

Dem Mitarbeiter muss klar sein, an wen er sich bei Fragen und Problemen wenden kann. Ein direkter Ansprechpartner (vielleicht sogar nach dem Buddy-Prinzip) ist hier von Vorteil. Auch ein klarer Überblick über die Firma, die Kollegen und fachliche Inhalte helfen bei der Orientierung und werden dennoch oft von neuen Mitarbeitern schmerzlich vermisst.

Das Problem mit der Fluktuation

Eines der größten Probleme, welches sich mit einem guten Onboarding leicht lösen lässt, ist die Fluktuation in Unternehmen. Dieses Problem dürfte vielen Personalern bekannt sein: Aufwendige Bewerbungsverfahren dauern lange und sind kostenintensiv. Hat man einmal die richtige Person für eine offene Stelle gefunden, so sollte diese auch möglichst lange dort verweilen.

Doch bei einer schwachen Einarbeitung verbleiben lediglich 30 % der Mitarbeiter noch nach einem Jahr in der Firma. Bedenkt man die daraus resultierenden Fluktuationskosten von gut 40 %, welche sich aus Recruitingkosten, Umsatzausfall und Produktivitätsverlust zusammensetzen, so sollte die Verbleibsquote drastisch erhöht werden. Ein starkes Onboarding schafft es auf 91 % Verbleib im Unternehmen und senkt damit die Fluktuationskosten um bis zu 50 %. Schon rein finanziell sollte ein starkes Onboarding daher im Interesse der Unternehmen liegen.

Aktuelle Studienergebnisse

Ob Arbeitgeber oder Mitarbeiter, jeder hat seine eigenen Erwartungen an das Onboarding.

Es gibt noch weitere interessante Daten und Fakten, denn Onboarding steht in den letzten Jahren immer wieder im Fokus wissenschaftlicher Untersuchungen. Beliebt sind auch jährliche Umfragen, welche sich zum Beispiel auf die Aktivitäten der Unternehmen oder die Wahrnehmung der Mitarbeiter konzentrieren.

Wer in deutschen Unternehmen nachfragt, erfährt regelmäßig, dass das Thema Onboarding ein Dauerbrenner ist. Selbst wenn es häufig an einer guten Umsetzung mangelt, geben 9 von 10 Entscheidern an, dass sie dieses Thema als wichtig erachten.

In einer Studie wurde jedoch auch einen weiteren sehr bemerkenswerten Wert ermittelt. Zumindest dann, wenn man sich vor Augen hält, dass wir mitten im digitalen Zeitalter leben. So kam bei der Umfrage unter 350 HR-Verantwortlichen heraus, dass 2018 nur 6 % der Unternehmen Software-Unterstützung für ihren Onboarding-Prozess in Anspruch nehmen. Dieser Wert ging gegenüber dem Vorjahr sogar noch zurück. Dabei gibt es heutzutage unzählige digitale Hilfen, welche den gesamten Prozess strukturieren und einzelne Bestandteile deutlich erleichtern können. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt über die Tools.

Fairerweise muss man jedoch dazusagen, dass dieselbe Umfrage auch ein gewisses Bewusstsein ermittelt hat. So gaben 83 % der Befragten an, dass sie noch ein Verbesserungspotenzial in ihrem Unternehmen sehen. Das ist schon einmal der richtige Ansatz.

Der Onboarding-Prozess

Onboarding führt auch zu mehr Teamarbeit.

Wie der Onboarding-Prozess genau ausgestaltet wird, bleibt natürlich Dir überlassen. Generell lassen sich jedoch zwei grundverschiedene Möglichkeiten feststellen:

  1. Ins kalte Wasser werfen
  2. Strukturiertes Einarbeiten

Es gibt noch immer viel zu viele Unternehmen, welche ihre neuen Mitarbeiter sich selbst überlassen. Nach der Einstellung gibt es ein paar Vorgaben, welche Dinge zu erledigen sind. Wenn der Neue an einem Punkt nicht weiter weiß, soll sich halt ein Kollegen darum kümmern. Das spart – so denkt der ein oder andere Chef vielleicht – Zeit und Mühe. Doch es ist grundverkehrt.

Wesentlich besser ist ein strukturierter Onboarding-Prozess, in dem der neue Mitarbeiter von Anfang an mitgenommen wird. Wie das gut funktioniert und welche Etappen zu beachten sind, folgt in den folgenden Abschnitten.

Dir ist das zu viel Text auf dieser Seite? Kein Problem, dann schau dir hier die folgenden Abschnitte als Video an:

Pre-Boarding neuer Mitarbeiter

Wie Du sicher weißt, vergehen zwischen der Einstellung eines neuen Mitarbeiters und dem ersten Arbeitstag oft einige Wochen, manchmal sogar Monate. Wusstest Du aber auch, dass erstaunlich viele Menschen bereits in dieser Zeit das „Boot“ wieder verlassen? Sie springen ab, bevor sie auch nur einen Tag gearbeitet haben.

Dem entgegen wirkt das Pre-Boarding, welches unter anderem dem neuen Mitarbeiter das Gefühl vermittelt, dass man sich in der Firma schon auf ihn freut. Eine Willkommensmail im Vorfeld ist daher absolutes Minimum, besser noch: ein ganzes Willkommenspaket mit einem entsprechenden Video, in dem sich beispielsweise die Kollegen kurz vorstellen.

Doch das Pre-Boarding leistet noch mehr! Im Anhang der gerade erwähnten Email sollte sich auch ein PDF-Dokument befinden, welches einen grundsätzlichen Überblick ermöglicht. Dazu gehören unter anderem wichtige Leitfäden, generelle Abläufe, die Werte des Unternehmens, ein Lageplan des Büros etc.

Bei der Einarbeitung kommt es auf den vollständigen Arbeitsplatz an.

Auch erste Inhalte der fachlichen Einarbeitung können hier mitgegeben werden, damit fleißige Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, sich schon vorab mit der Materie zu beschäftigen. So werden sie sich am ersten Arbeitstag nicht für absolut unwissend halten und zusätzlich ihre Motivation steigern können. Es kann beispielsweise eine Checkliste sein, die wichtiges Arbeitsgerät im Betrieb erläutert (Hardware, Software, etc.). Wenn Du kein Willkommensvideo hast, dann sind an dieser Stelle auch Steckbriefe der anderen Teammitglieder gut aufgehoben, damit der neue Kollege schon vorab weiß, wer für welche Aufgaben zuständig ist.

Doch nicht nur Dein neuer Mitarbeiter sollte sich während des Pre-Boardings auf seinen ersten Arbeitstag vorbereiten, Du solltest dies in Bezug auf seinen Arbeitsplatz genauso handhaben. Diese Punkte sollten vor (und nicht am!) ersten Arbeitstag erfüllt sein:

  • Vollständiger Arbeitsplatz (PC, Telefon, Schreibgerät, etc.)
  • Digitales Gerät ist voll funktionsfähig (Software installiert, Anschluss zum Intranet, etc.)
  • Willkommensgeschenk steht bereit (Pralinen, Sekt o. Ä.)
  • Ganz wichtig: Du hast genug Zeit für Deinen neuen Mitarbeiter eingeplant

Ein vollständig und sauber eingerichteter Arbeitsplatz legt den Grundstein für die zukünftige Arbeit Deines neuen Mitarbeiters. Ein kleiner Sektempfang zum Einstand motiviert und lockert die Atmosphäre im Team auf. Doch das Pre-Boarding hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn es gut durchgeführt wurde, können sowohl Du als auch Dein neuer Mitarbeiter sich ab dem ersten Tag auf das Wesentliche konzentrieren: die Arbeit im Unternehmen.

Der erste Tag

Zum Einstand darf es auch mal ein Sekt sein oder eine Schachtel Pralinen.

Nicht nur der neue Mitarbeiter hat während des Pre-Boardings bereits einiges über seine neuen Kollegen erfahren, sondern auch die Kollegen kennen den Namen und die Funktion des Neuen schon im Vorfeld. So wird sich im Team ab der ersten Minute mit Namen angesprochen und begrüßt. Verfügt Dein Unternehmen über einen Monitor oder eine Flipchart im Eingangsbereich, ist an dieser Stelle ebenfalls eine Begrüßung angebracht.

Als Vorgesetzter solltest Du Deinen neuen Mitarbeiter auch persönlich ins Unternehmen einführen. Nimm ihn (sprichwörtlich) an die Hand und führe ihn durch den Betrieb, stell ihn den Kollegen vor und zeig ihm seinen Arbeitsplatz.

Vor dem Rundgang kannst Du ein ca. 30-minütiges Onboarding-Gespräch ansetzen, in dem Du gezielt die Werte und Visionen des Unternehmens noch einmal auf den Punkt bringst. Auch etwas Persönliches ist als lockerer Gesprächseinstieg sehr gerne gesehen und vermittelt direkt eine angenehme Atmosphäre. Damit ist auch das Ziel klar, denn Du möchtest die Unternehmenskultur sowie das große Ganze vermitteln, dessen Teil der neue Mitarbeiter ab diesem Tag ist.

Persönliche Gespräche mit Dir oder der verantwortlichen Führungskraft sind auch weiterhin wichtig. Am ersten Tag kann daher ein solches zu den ersten Eindrücken im Büro und den gegenseitigen Erwartungen für die ersten Wochen stattfinden. Außerdem sollte dem neuen Mitarbeiter vermittelt werden, dass dieser selbst Feedback geben darf und soll, falls etwas nicht zu seiner Zufriedenheit läuft.

Wichtig: Diese Gespräche sollten dokumentiert werden, um die Erfüllung der Erwartung zu kontrollieren und nötigenfalls das eigene Vorgehen zu verbessern.

Die ersten Wochen

Zusammenhalt im Team durch gute Einarbeitung.

Was am ersten Tag beginnt, ist selbstverständlich am zweiten nicht vorbei. Lasse Deinen neuen Mitarbeiter daher auf keinen Fall allein. Natürlich muss ihm nicht von Morgens bis Abends über die Schulter geschaut werden, doch hier und da ist Unterstützung angebracht. Das funktioniert beispielsweise mit dem Buddy-Prinzip, welches weiter unten noch einmal genauer vorgestellt wird.

Ein guter Ansatz ist auch Networking unter den Kollegen, welches Du zum Beispiel durch ein gemeinsames Mittagessen organisieren kannst.

Neben der sozialen Integration ins Team ist die fachliche Einarbeitung in den ersten Wochen von Bedeutung. Wochenpläne und -ziele bieten Orientierung beim Erlernen der neuen Tätigkeit. Du kannst sie in einem Einarbeitungsplan schon vorab und möglicherweise auch als Blaupause für andere neue Mitarbeiter anlegen. Mehr dazu findest Du ebenfalls weiter unten.

In der Anfangszeit ist es außerdem wichtig, dass Dein neuer Mitarbeiter genügend Zeit zum Lernen erhält. Muss er sich beispielsweise Produkte aneignen, die er als Verkäufer in- und auswendig kennen muss, so braucht das eben seine Zeit. Wenn Du sie ihm gibst, solltest Du sein erlerntes Wissen allerdings auch gezielt abfragen. Das verfestigt die Informationen zusätzlich.

Extratipp: Erlerntes Wissen abfragen geht besonders leicht mit elearnio, denn hier kannst zu zu allen Lerninhalten im Anschluss Testfragen stellen

Obwohl es im Prinzip für alle Deine Mitarbeiter gilt, soll es an dieser Stelle nicht ungenannt bleiben: „Loben bringt nach oben“. Zeichne daher die erfolgreichen Etappenziele oder die gesamte Einarbeitung des neuen Mitarbeiters aus, indem Du eine kleine Feier veranstaltest oder eine Urkunde überreichst. Gerade diese Wertschätzung und Anerkennung motiviert jeden Mitarbeiter langfristig und bindet ihn an Dich und Dein Unternehmen.

Onboarding für Remote-Mitarbeiter

Auch für Remote-Mitarbeiter im Homeoffice ist Onboarding wichtig.

Für Remote-Mitarbeiter, also jene Kollegen, die im Außendienst tätig sind oder aus dem Homeoffice heraus arbeiten, gelten beim Onboarding ähnliche Prinzipien. Es gilt jedoch eine Schwierigkeit zu überwinden und das ist eben die räumliche Distanz. Während Deine neuen Mitarbeiter im Büro versammelt sind und Du ganz leicht Meetings ansetzen oder Frontalunterricht im Konferenzraum durchführen kannst, ist das beim Remote-Mitarbeiter schwieriger.

Hier musst Du auf technische Hilfsmittel zurückgreifen. Nutze beispielsweise:

  • Videotelefonie für Meetings und persönliche Gespräche
  • Nutze die Cloud (zB. Google Docs), um einen gemeinsamen Dokumenten-Pool zu haben
  • Durch elearnio kann von überall auf der Welt geschult werden

Gerade bei Remote-Mitarbeitern gilt, dass sich Gründlichkeit definitiv auszahlt. Das geht schon mit festen Ansprechpartnern aus deinem Team vor Ort los. Weiß der Remote-Mitarbeiter, an wen er sich bei Fragen oder Problemen wenden kann, fühlt er sich dem Unternehmen näher.

Lässt die Entfernung es zu, sind auch Meetings mindestens alle 3 Monate bei Dir in der Firma von großem Vorteil. Es ist immer gut, wenn sich die verschiedenen Mitarbeiter ab und an einmal live sehen. Falls solche Meetings für den Betriebsablauf nicht nötig ist, bieten sich hierfür auch Betriebsfeiern an, zu denen dann auch die Mitarbeiter aus dem Homeoffice kommen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Aus der Erfahrung heraus lassen sich häufig dieselben Fehler beobachten, die beim Onboarding-Prozess begangen werden. Diese sind:

  • Hardware / Software / der Arbeitsplatz generell ist nicht ausreichend vorbereitet
  • Einarbeitungsplan bzw. Konzept fehlt
  • Es wird auf eine saubere Dokumentation aller Prozesse verzichtet.
  • Feedback wird ignoriert

Zum ersten Punkt in dieser Liste wurde weiter oben bereits etwas gesagt. In einem Satz zusammengefasst: Wenn irgendetwas am ersten Arbeitstag fehlt oder nicht funktioniert, wirft das ein schlechtes Licht auf das Unternehmen und mindert die Motivation des Mitarbeiters. Eine gute Vorbereitung – gerne auch mit einer Checkliste – ist hier das A und O.

Strukturiertes Onboarding ist wichtig für den Erfolg.

Zur Vorbereitung gehört auch, dass Du Dir schon vor dem ersten Arbeitstag Deines neuen Mitarbeiters Gedanken zu seiner Einarbeitung machst. Ein Konzept bzw. Einarbeitungsplan wirkt hierbei wahre Wunder, denn er schließt Stress, Missverständnisse und Versäumnisse aus.

Sowohl die Dokumentation Deines Onboardings als auch das Feedback Deiner Mitarbeiter sorgt dafür, dass sich Dein Onboarding-Prozess stetig verbessert. Unterschätze diese Funktion nicht, denn aus Fehlern lernt man und irgendetwas kann immer besser gemacht werden.

Tools und Hilfen

In den folgenden Abschnitten werden einige der Möglichkeiten vorgestellt, wie sich der Onboarding-Prozess erleichtern und strukturieren lässt. Die Bandbreite reicht von Software-Lösungen bis zu Evaluationsbögen.

Nicht mit einer ausführlichen Besprechung dabei, aber immer wieder hilfreich:

(Natürlich funktionieren auch andere Plattformen und Software-Lösungen. Diese hier dienen lediglich als Beispiel)

elearnio

Im Abschnitt bezüglich der Forschung und Umfrageergebnisse klang bereits an, dass viele Personaler sich zwar mehr Onboarding wünschen, dabei jedoch vollkommen auf digitale Hilfsmittel verzichten. Dabei gibt es heute zahlreiche Hilfsmittel in diesem Bereich, elearnio ist ein Grundelement davon.

Mit einem solchen System bieten sich Dir zahlreiche Möglichkeiten. Du kannst sämtliche Lerninhalte in unterschiedlichen Formen bereitstellen. Das können beispielsweise die Slides einer Präsentation sein, Video-Mitschnitte aus Vorträgen, Bilder oder einfache Textinhalte.

Diese Inhalte bereitest Du als Online-Kurse auf, welche Dein neuer Mitarbeiter selbstständig durchführt, ob von zu Hause oder im Büro. Einer der Vorteile besteht also darin, dass die Mitarbeiter nicht zu bestimmten Zeiten an bestimmten Orten sein müssen, wie dies beispielsweise bei Schulungsmaßnahmen mit Frontalunterricht der Fall ist. Jeder Kursteilnehmer kann daher auch seinem eigenen Tempo folgen.

Extratipp: elearnio kannst Du hier 30 Tage kennen lernen.

Das auf diese Art erlernte Wissen lässt sich dann auch in Form verschiedener Tests abfragen. Zur Verfügung stehen Quizfragen und Ähnliches. Das Tolle daran ist, dass Du mit wenigen Klicks die Fortschritte und Ergebnisse des Mitarbeiters überprüfen und notfalls Nachsteuern kannst.

Ein eLearning System wie elearnio funktioniert darüber hinaus auch als Wissensdatenbank, in dem alle Deine Mitarbeiter bestimmte Inhalte (z. B. die Funktionsweise eines bestimmten Programms) nachschlagen können.

Der Einarbeitungsplan

Wichtig fürs Onboarding: Der Einarbeitungsplan.

Im Wort Einarbeitungsplan steckt schon das Wort Arbeit. Und genau darum geht’s! Hier solltest Du festlegen, welche Inhalte, Techniken und Informationen Dein neuer Mitarbeiter wann lernen soll. Das können beispielsweise Produktschulungen, Computerprogramme oder ein Leitfaden für die erfolgreiche Telefonakquise sein.

Die Vermittlung der wichtigsten Grundlagen dauert – je nach Funktion und Branche – mindestens ein paar Wochen. Jede Woche sollte daher ein festes Ziel haben, welches der neue Kollege mit Fleiß und Einsatz erreichen kann. Doch ein Wochenziel kann auch sehr gut für das gesamte Team festgelegt und in einem Wochenplan festgehalten werden.

Extratipp: Hier findest Du den Einarbeitungsplan eines Bootcamps als Beispiel, an dem Du Dich orientieren kannst.

Der im Einarbeitungsplan enthaltene zeitlichen Ablauf dient beiden Seiten als Strukturierung und Orientierung. Während er Deinem Mitarbeiter einen guten Überblick verschafft und er sich motiviert fühlt, kannst Du die einzelnen Elemente beispielsweise in das Onboarding-System elearnio übernehmen und sichergehen, dass Du keine wichtigen Inhalte verpasst.

Die Onboarding-Checkliste

Die Onboarding-Checkliste ist ein Instrument, welches dafür sorgt, dass bei der Einarbeitung kein wichtiger Punkt vergessen wird. Dabei ist das Prinzip unglaublich einfach, denn es handelt sich lediglich um eine einfache Liste, auf der Du abhaken kannst, was schon erledigt ist. So verpassen Deine neuen Mitarbeiter wirklich keinen Schritt mehr.

Um Dir einmal ein Beispiel an die Hand zu geben, wie so eine Liste aussehen kann, ist hier die 11-Punkte-Onboarding-Checkliste, die Du natürlich individuell anpassen und erweitern kannst.

Extratipp: Wie so eine Checkliste im Sales aussieht, kannst Du hier sehen. Du kannst diese Liste gerne als Orientierung übernehmen

Das Buddy-Prinzip

Wenn das Onboarding klappt, ist auch der Erfolg nicht weit.

Maßnahmen des Teambuildings sind generell für die Einarbeitung sehr sinnvoll, denn die soziale Integration in ein bestehendes Team ist mindestens so wichtig wie die fachliche Einarbeitung. Das Buddy-Prinzip, bei dem Du dem neuen Mitarbeiter einen erfahrenen Kollegen als „großen“ Buddy zur Verfügung stellst, hilft gleich in beiden Punkten. Einerseits arbeiten zwei Mitarbeiter näher zusammen und lernen sich dadurch auch besser kennen und anderseits gibt es für Deinen neuen Mitarbeiter einen direkten Ansprechpartner, an den er sich bei fachlichen Fragen direkt wenden kann.

Vorsicht: Das Buddy-System ist nicht in jedem Fall geeignet, im Sales sollte besser auf das Bootcamp gesetzt werden.

Gerade, wenn es sich bei den neuen Kollegen um mehrere Remote-Mitarbeiter handelt, ist das Buddy-System äußerst effektiv. Das liegt auch daran, dass sich nicht jeder Mitarbeiter aus dem Homeoffice direkt an Dich wendet und Du somit ein und dieselbe Frage gleich mehrfach beantworten musst.

Auch für den neuen Mitarbeiter ist das Buddy-System wertvoll. Durch die individuelle Unterstützung eines einzelnen erfahrenen Kollegen, fühlt sich der neue Mitarbeiter angemessen betreut und individuell gefördert. Auf diese Weise führt es zu mehr Zufriedenheit und einer höheren Produktivität.

Vergiss jedoch nicht, dem Rest des Teams die Rolle der neuen Mitarbeiter zu erklären. Der erfahrene Mitarbeiter, dem Du einen neuen Kollegen als „kleinen“ Buddy zugewiesen hast, darf diesen nicht als Belastung empfinden, sondern als lohnenswerte Aufgabe.

Das Bootcamp

Bei einem Bootcamp werden neue Mitarbeiter solange als Gruppe trainiert, bis sie fertig fürs Team sind. Aber keine Angst, mit dem Bootcamp ist kein Umerziehungslager für Straftäter nach US-amerikanischem Vorbild gemeint. Der Begriff lässt sich im Deutschen auch mit Trainingslager übersetzen und zeigt somit, wo es lang geht.

Gerade im Sales-Bereich stoßen häufig mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig zum Unternehmen. Hier macht ein Bootcamp am meisten Sinn. Vor allem auch, da die anderen Teammitglieder ungestört weiterarbeiten können. (Anders als beim Buddy-Prinzip.)

Als Bootcamp versteht man auch eine Art Grundausbildung, in der in relativ kurzer Zeit die wichtigsten Basics vermittelt werden. Das ist gerade bei Neu- und Quereinsteiger in einem Job wichtig, von dem die neuen Mitarbeiter nur wenig oder gar keine Ahnung haben. In konzentrierter Form werden in ein oder mehreren Wochen alle nötigen Skills vermittelt. Nach dem Bootcamp ist der Mitarbeiter dann fit für seinen Job und kann später im Team einfach nur noch besser werden.

Die Dokumentation

Bei der Einarbeitung kommt es auf den vollständigen Arbeitsplatz an.

Eine Dokumentation ist auf den ersten Blick aufwendig und zeitintensiv. Zeit, die viele Unternehmen oft nicht haben. Doch auf den zweiten Blick spart eine sorgfältige Dokumentation eben genau diese Zeit, denn es gilt: Lieber einmal dokumentiert, als fünfmal erklärt! Wenn Abläufe, Wissen und andere wiederkehrende Inhalte richtig dokumentiert werden, müssen sie nicht jedes Mal aufs Neue produziert werden. Das leuchtet ein, oder?

Als Plattform zur Dokumentation muss dafür keine Schreibmaschine und ein kilometerlanges Ordnersystem herhalten. Das geht mit digitalen Helfern, wie Google Sites ganz leicht und platzsparend. YouTube-Videos, Tabellen-Dokumente und viele andere Tools können ebenfalls schnell und einfach eingebunden werden.

Sollte sich dennoch einmal ein Prozess ändern, ist die Dokumentation spielend leicht auf den aktuellsten Stand zu bringen. Außerdem gilt, dass digitale Inhalte schnell geteilt werden können, damit auch ein neuer Mitarbeiter sich in Präsentationen, Programme oder Produkte einarbeiten kann. Im Grunde genommen ist der Aufwand dafür sehr gering und eine Dokumentation in jedem Fall detaillierter, als wenn sich neue Kollegen während einer Unterrichtsmaßnahme selbst Notizen machen würden.

Extratipp: Die Dokumentation sollte schon von Beginn an im Hinterkopf bereitstehen, damit sich während des Onboardings Notizen gemacht werden können. So muss am Ende nicht lange überlegt werden, was wichtig war.

Das Feedbackgespräch

Ebenfalls wichtig: Das Feedback.

Auch das Feedback klang in diesem Text bereits einmal an. Doch es ist so wichtig, dass es definitiv einen eigenen Abschnitt benötigt. Man kann sogar sagen, dass ein ehrliches Feedback der Motor des Unternehmens ist. Gerade neue Mitarbeiter betrachten die Dinge in den ersten Wochen noch aus einer anderen Sichtweise. Ihr Feedback ist besonders wertvoll, da sie (noch) nicht „betriebsblind“ sind.

Auch das Feedback klang in diesem Text bereits einmal an. Doch es ist so wichtig, dass es definitiv einen eigenen Abschnitt benötigt. Man kann sogar sagen, dass ein ehrliches Feedback der Motor des Unternehmens ist. Gerade neue Mitarbeiter betrachten die Dinge in den ersten Wochen noch aus einer anderen Sichtweise. Ihr Feedback ist besonders wertvoll, da sie (noch) nicht „betriebsblind“ sind.

Extratipp: Eine Übersicht mit möglichen Feedbackfragen findest Du hier. Für wöchentliche Feedbackgespräche bekommst Du hier ein Beispiel.

Um das besser zu verstehen, muss man sich nur die Abwesenheit eines Feedbacks anschauen. Kein Feedback bedeutet keine Weiterentwicklung und damit auch keine Chance, Fehler frühzeitig zu beheben. Daher sollten gerade beim Onboarding in den ersten Wochen regelmäßige Gespräche (z. B. jeden Freitag) geführt werden. Typische Fragen, die es abzuklopfen gilt, sind:

  • „Was erwartest Du von mir als Führungskraft?“
  • „Was ist Dir in den kommenden Tagen besonders wichtig?“
  • „Wie war die erste Woche für Dich?“
  • „Was fehlte Dir in der ersten Zeit bei uns im Unternehmen?“
  • „Wo siehst Du Potenzial zur Verbesserung?“
  • etc.

Antworten werden dann ebenfalls dokumentiert. Das hat zwei Gründe. Zum einen kannst Du das Feedback direkt in die Verbesserung Deines Unternehmens einfließen lassen und zum anderen kannst Du beim nächsten Feedbackgespräch mit dem neuen Mitarbeiter nachhaken, ob die genannten Punkte verbessert wurden. Dadurch entsteht letztlich eine Win-Win-Situation für beide Seiten.

Extratipp: Es empfiehlt sich, dem Mitarbeiter mitzuteilen, dass jegliches Feedback – positiv sowie negativ – erwünscht ist und selbstverständlich vertraulich behandelt wird.

Dein Onboarding war erfolgreich?
Well done! 😉

Wie sind Deine Erfahrungen im Onboarding für neue Mitarbeiter? Hast Du noch andere Tipps? Hinterlasse hier gerne einen Kommentar und lass und darüber sprechen 🙂

Lars Krüger

Author Lars Krüger

Lieber Leser, wir schreiben für Dich diese Artikel, um Dir bei Deinen Herausforderungen weiter zu helfen. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Bereich Vertrieb und Mitarbeiter Ausbildung teilen wir hier unsere Erfahrungen. Wir möchten Dir mit elearnio.com das Leben vereinfachen. Bei Fragen und Anregungen, komm gerne auf uns zu!

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