So entwickelst Du einen Onboarding-Prozess für Deine Remote-Mitarbeiter

By 19. November 2018 Januar 3rd, 2019 Mitarbeiter Onboarding
Onboarding-Prozess für Deine Remote-Mitarbeiter

Wenn Du meine ersten Beiträge zum Thema Onboarding gelesen hast, muss ich Dir nicht mehr erklären, wie wichtig ein qualitativ hochwertiger Onboarding-Prozess für Dein Unternehmen ist. Viele Vorteile für Dich und Deine neuen Mitarbeiter kommen so zum Tragen. Darunter auch, die 25 % höhere Wahrscheinlichkeit, dass Deine Belegschaft langfristig bei Dir im Unternehmen bleibt.

Doch wie funktioniert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, wenn diese gar nicht jeden Tag im Büro sind? Darum geht es in diesem Beitrag um Remote-Mitarbeiter, die vielleicht im Home-Office arbeiten oder als Außendienstler ständig unterwegs sind.

Das kannst du in diesem Beitrag mitnehmen:

  • Unterschiede Traditionell und Remote
  • Effektive Methoden
  • Inhalte eines Onboarding-Leitfadens

Schauen wir uns zunächst einmal die Unterschiede zwischen herkömmlichem Onboarding und der Einarbeitung von Remote-Mitarbeitern an. Zumindest bei der Zielsetzung gibt es eigentlich keine, denn in beiden Fällen sollen seine Mitarbeiter ins Team aufgenommen werden, sich bei Dir im Unternehmen wohlfühlen und effektiv arbeiten können.

Es bleibt allein der Unterschied, dass beim Remote-Onboarding die räumliche Entfernung überbrückt werden muss. Dazu können wir jedoch den digitalen Raum nutzen und uns im virtuellen „Büro“ bewegen. So helfen Dir die Möglichkeiten des eLearnings dabei, Deine neuen Mitarbeiter Schritt für Schritt einzuarbeiten und optimal in das bestehende Team und Dein Unternehmen zu integrieren.

1. Rahmeninformationen zu Beginn

Traditioneller Ansatz: Zunächst ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz kennenlernen. Dazu gehören der eigene Schreibtisch, Teammitglieder, mit denen häufig zusammengearbeitet wird, und die grundsätzlichen Informationen zu Aufgaben und Abläufen im Betrieb. Damit diese Kompetenzen und Zuständigkeiten bekannt sind, gibt es normalerweise eine Vorstellung im Büro.

Was das für Deine Remote-Mitarbeiter bedeutet: Formuliere alle nötigen Infos und Deine Erwartungen an Deinen neuen Mitarbeiter in einem Video.

Du kannst entweder einen Videoanruf starten, um Dich von Angesicht zu Angesicht mit Deinem neuen Mitarbeiter auszutauschen, oder auch das eLearning-System nutzen. Das machst Du, in dem Du ein Video erstellst, in dem Du die Informationen vermittelst. Gibt es auch einen Teil des Teams, der bei Dir im Büro vor Ort ist, dann binde diese Mitarbeiter mit in das Video ein.

2. Stellen Deine Tools und Kommunikationsstile vor

Traditioneller Ansatz: Um sich in das neue Unternehmen integrieren zu können, ist viel Schreibarbeit nötig. Einarbeitung bedeute dann auch, dass Formulare und anderer Papierkram ausgefüllt werden müssen. Von persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters bis zu den Accounts unzähliger Softwares.

Was das für Deine Remote-Mitarbeiter bedeutet: Konsolidiere die ersten Schreibarbeiten und integriere die Kommunikationstools Deines Unternehmens in den Onboardingprozess.

Übersichtliche Online-Formulare, die mit wenigen Klicks ausgefüllt werden können, erleichtern Dir und Deinen Mitarbeitern die Arbeit und sparen obendrauf noch eine Menge Zeit. Sollte einmal eine Unterschrift nötig sein, so gibt es auch hierfür digitale Möglichkeiten, wie DocuSign und ähnliche Anbieter. Der Schlüssel besteht darin, alle Unterlagen über Dein Unternehmenskommunikationstool auszutauschen, unabhängig davon, ob dies Slack oder GChat ist. Dies gibt dem neuen Personal die Chance, die Plattform zu nutzen und sich an diese Form der Kommunikation zu gewöhnen, die für ein Remote-Team von entscheidender Bedeutung ist.

3. Gründlichkeit zahlt sich aus

Traditioneller Ansatz: Neu eingestellte Mitarbeiter werden sich darauf konzentrieren, am ersten Tag am Arbeitsplatz alles richtig zu machen. Bestehende Mitarbeiter sollen den gleichen Ansatz gegenüber ihren neuen Kollegen haben. Es muss daher sichergestellt werden, dass sich das bestehende Team aktiv um den Neuen kümmert.

Was das für Deine Remote-Mitarbeiter bedeutet: Den Videoanruf aus Punkt 1 aufgreifend, plane mindestens einen Videoanruf für jeden Tag der ersten Woche und das von unterschiedlichen Köpfen aus Deinem Team.

Die Integration von Mitarbeitern ist für ein Remote-Team sogar noch wichtiger als für ein herkömmliches Team, in dem eine regelmäßige Kommunikation für die Durchführung von Projekten erforderlich ist. Neue Mitarbeiter müssen auch regelmäßig Fragen stellen können. Mithilfe von Kennenlern- und Einführungsgesprächen können sie sich mit jedem vertraut machen, der für ihre zukünftige Arbeit wichtig ist. Plane diese Anrufe während der ersten Woche. Der Schlüssel zum Erfolg liegt allerdings in der Dosierung; Ein Anruf pro Tag sollte ausreichend sein.

Onboarding-Leitfaden erstellen nicht vergessen

4. Erstelle einen persönlichen Erfolgsplan

Traditioneller Ansatz: Identifiziere die Stärken und Schwächen. Dazu gehören die Fähigkeiten der Menschen, aber auch ihre Haltung. Indem Du die wichtigsten Aspekte der Arbeitsweise einzelner Mitarbeiter ermittelst, kannst Du den Onboarding-Prozess personalisieren und einen langfristigen Plan aufstellen, wie und wo der neue Mitarbeiter in Dein Unternehmen ideal eingesetzt werden kann.

Was das für Deine Remote-Mitarbeiter bedeutet: Anpassen eines langfristigen Onboarding-Prozesses.

Dieser letzte Teil des Onboarding-Prozesses ist entscheidend, damit sich Dein neuer Mitarbeiter engagiert und für seine Position begeistert: einen benutzerdefinierten Onboarding-Leitfaden zu erstellen, der die ersten Monate in die richtige Richtung lenkt. Dabei wird berücksichtigt, wie dieser Mitarbeiter lernt, arbeitet und verwaltet werden möchte.

Dieser Onboarding-Leitfaden wird:

  • Erwartungen festsetzen
  • Zielsetzung erleichtern
  • Erste Projekte vorstellen
  • Festlegen, welche Ansprechpartner bestehen
  • Fristen angeben
  • Überprüfungszeiträume und -verfahren formalisieren

Zwar kannst Du einen Muster-Onboarding-Leitfaden erstellen, doch solltest Du diesen für jeden neuen Mitarbeiter individuell anpassen. Führe dazu mit jedem ein Interview durch, um die jeweiligen Erwartungen, Fähigkeiten und Denkweisen zu erfahren. Achte bei Deiner Fragestellung stets darauf, dass Du auf die genauen Details des Verhaltens der Mitarbeiter eingehst. Diese Dinge helfen Dir bei der Erstellung eines personalisierten Onboarding-Leitfadens – oder anders ausgedrückt: bei der Erstellung eines persönlichen Erfolgplans.

Mich interessiert jetzt Deine Meinung zum Thema! Hast Du Remote-Mitarbeiter im Team und wenn ja, wie sieht die Einarbeitung bei Dir aus? Hast Du vielleicht noch einen weiteren Tipp für den Onboarding-Prozess neuer Remote-Mitarbeiter, dann schreib ihn unten in die Kommentare!

Liebe Grüße
Lars

Quelle:

Lars Krüger

Author Lars Krüger

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