Onboarding – Die Grundlagen
● Was versteht man unter Onboarding?
● Erwartungen aus Unternehmenssicht
● Erwartungen aus Sicht der MItarbeitenden
● Das Problem mit der Fluktuation
● Aktuelle Studienergebnisse
Der Onboarding-Prozess
● Pre-Boarding neuer Mitarbeitender
● Der erste Tag
● Die ersten Wochen
Onboarding für Remote-Mitarbeitende
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Tools und Hilfen
● elearnio
● Der Einarbeitungsplan
● Die Onboarding-Checkliste
● Das Buddy-Prinzip
● Das Bootcamp
● Die Dokumentation
Das Einstellen neuer Mitarbeitender ist ein Vorgang, der in nahezu jedem Unternehmen vorkommt. Ob nun ein Start-up jährlich um eine Handvoll neuer Kolleg:innen wächst oder ein Global Player Tausende Neueinstellungen zu organisieren hat, ist dabei unerheblich. Wichtig ist für beide, dass jeder neue Mitarbeitende schnell und effektiv seinen Weg ins Unternehmen findet und dieses so schnell auch nicht wieder verlässt.
Damit dieses Vorhaben gelingt, müssen neue Mitarbeitende richtig eingearbeitet werden. Wie das geht? Mit einem strukturierten Onboarding, dessen Grundlagen, Abläufe, Risiken, Vorteile und Feinheiten dieser Beitrag bis ins Detail aufzeigen möchte. Viel Spaß und Erfolg mit Deinen neuen Mitarbeitenden!
Im ersten Teil werfen wir einen Blick auf Grundsätzliches. Was versteht man eigentlich unter Onboarding. Welche Erwartungen haben sowohl Unternehmen als auch neue Mitarbeitende an diesen so wichtigen Prozess für die zukünftige Zusammenarbeit. Was passiert, wenn es am Onboarding mangelt und wie sieht die Forschung den Prozess.
Beginnen wir mit einer Definition. Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel, wie „Jemanden an Bord nehmen“. Doch es ist wesentlich mehr gemeint als das reine Einstellen eines Mitarbeitenden. Übersetzen ließe sich Onboarding daher besser mit Einarbeitung.
Doch selbst dieser Begriff ist noch nicht ausreichend, denn zusätzlich zur fachlichen Einarbeitung, welche für die geplante Aufgabe von Nöten ist, geht es auch um ein Kennenlernen der Firma und des Teams. Onboarding reicht daher von der Firmengeschichte bis zu Integration in vorhandene soziale Strukturen des Büroalltags.
Das langfristige Ziel des Onboardings besteht selbstverständlich darin, den Erfolg des Unternehmens zu vergrößern. Auf dem Weg dahin lässt sich das Zwischenziel einer schnellen und starken Integration neuer Mitarbeitender in bestehende Strukturen definieren. Genau um diese drei Ziele geht es:
Wie wir später noch sehen werden, sorgt ein schlechtes oder fehlendes Onboarding dafür, dass neue Mitarbeitende sich im Unternehmen nicht angenommen fühlen und daher schnell wieder kündigen. Um Zeit und Geld für häufige Einstellungsverfahren zu sparen, empfiehlt sich daher größte Sorgfalt beim Onboarding.
Fragt man in der Chefetage oder der Personalabteilung nach, so lautet eine der meisten Forderungen, dass ein gutes Onboarding möglichst als Rundum-Sorglos-Paket vorhanden sein sollte. Doch diesem frommen Wunsch muss natürlich auch entsprochen werden und wie das geht, da sind sich nicht alle Chefs und Personaler:innen einig.
Der Dissens beginnt häufig schon bei der Frage, was die Einarbeitung neuer Mitarbeitender eigentlich als Zielsetzung hat. So geben nur rund die Hälfte der Befragten in entsprechenden Umfragen an, dass eine langfristige Bindung an das Unternehmen zu den Zielen des Onboardings gehören sollte. Noch weniger haben eine Reduzierung der Kosten im Blick.
Größere Schnittmengen gibt es beim Ziel der schnellen Integration in das Unternehmen selbst. Sowohl was eine Identifikation mit der Firma als auch die vollständige Erbringung von Leistungen anbelangt, sind sich die meisten HR-Abteilungen einig: Dies ist ein grundlegendes Ziel eines guten Onboardings.
Doch wie sieht es mit den Mitarbeitenden aus? Die groben Ziele aus der Sicht der Unternehmen sind auf der anderen Seite recht ähnlich. Auch ein neuer Mitarbeitender möchte schnell seinen Platz im Team finden und seine Arbeit gut und sicher erledigen können.
Doch neue Mitarbeitende haben beim Thema Einarbeitung sogar noch speziellere Bedürfnisse und Wünsche, welche die Unternehmen oft nicht auf dem Schirm haben. Dazu gehören beispielsweise:
Die fachliche Einarbeitung steht hierbei offensichtlich nicht im Vordergrund. Das ist leicht zu erklären, denn neue Mitarbeitende haben ihren Beruf schließlich erlernt oder studiert. Sie gehen davon aus, dass sie sich das spezielle Fachwissen, welches für ihre explizite Tätigkeit erforderlich ist, relativ leicht aneignen können. Zumindest dann, wenn die Rahmenbedingungen dafür gegeben sind. Und genau dazu müssen eben feste Strukturen vorhanden sein, die ein Umfeld schaffen, in dem der oder die Neue sich überhaupt erst einarbeiten kann.
Dem Mitarbeitenden muss klar sein, an wen er/sie sich bei Fragen und Problemen wenden kann. Eine direkte Ansprechperson (vielleicht sogar nach dem Buddy-Prinzip) ist hier von Vorteil. Auch ein klarer Überblick über die Firma, den Kolleg:innen und fachliche Inhalte helfen bei der Orientierung und werden dennoch oft von neuen Mitarbeitenden schmerzlich vermisst.
Eines der größten Probleme, welches sich mit einem guten Onboarding leicht lösen lässt, ist die Fluktuation in Unternehmen. Dieses Problem dürfte vielen Personaler:innen bekannt sein: Aufwendige Bewerbungsverfahren dauern lange und sind kostenintensiv. Hat man einmal die richtige Person für eine offene Stelle gefunden, so sollte diese auch möglichst lange dort verweilen.
Doch bei einer schwachen Einarbeitung verbleiben lediglich 30% der Mitarbeiter noch nach einem Jahr in der Firma. Bedenkt man die daraus resultierenden Fluktuationskosten von gut 40 %, welche sich aus Recruitingkosten, Umsatzausfall und Produktivitätsverlust zusammensetzen, so sollte die Verbleibquote drastisch erhöht werden. Ein starkes Onboarding schafft es auf 91 % Verbleib im Unternehmen und senkt damit die Fluktuationskosten um bis zu 50%. Schon rein finanziell sollte ein starkes Onboarding daher im Interesse der Unternehmen liegen.
Es gibt noch weitere interessante Daten und Fakten, denn Onboarding steht in den letzten Jahren immer wieder im Fokus wissenschaftlicher Untersuchungen. Beliebt sind auch jährliche Umfragen, welche sich zum Beispiel auf die Aktivitäten der Unternehmen oder die Wahrnehmung der Mitarbeitenden konzentrieren.
Wer in deutschen Unternehmen nachfragt, erfährt regelmäßig, dass das Thema Onboarding ein Dauerbrenner ist. Selbst wenn es häufig an einer guten Umsetzung mangelt, geben 9 von 10 Entscheidenden an, dass sie dieses Thema als wichtig erachten.
In einer Studie wurde jedoch auch einen weiteren sehr bemerkenswerten Wert ermittelt. Zumindest dann, wenn man sich vor Augen hält, dass wir mitten im digitalen Zeitalter leben. So kam bei der Umfrage unter 350 HR-Verantwortlichen heraus, dass 2018 nur 6 % der Unternehmen Software-Unterstützung für ihren Onboarding-Prozess in Anspruch nehmen. Dieser Wert ging gegenüber dem Vorjahr sogar noch zurück. Dabei gibt es heutzutage unzählige digitale Hilfen, welche den gesamten Prozess strukturieren und einzelne Bestandteile deutlich erleichtern können. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt über die Tools.
Fairerweise muss man jedoch dazusagen, dass dieselbe Umfrage auch ein gewisses Bewusstsein ermittelt hat. So gaben 83 % der Befragten an, dass sie noch ein Verbesserungspotenzial in ihrem Unternehmen sehen. Das ist schon einmal der richtige Ansatz.
Wie der Onboarding-Prozess genau ausgestaltet wird, bleibt natürlich Dir überlassen. Generell lassen sich jedoch zwei grundverschiedene Möglichkeiten feststellen:
Es gibt noch immer viel zu viele Unternehmen, welche ihre neuen Mitarbeitenden sich selbst überlassen. Nach der Einstellung gibt es ein paar Vorgaben, welche Dinge zu erledigen sind. Wenn der oder die Neue an einem Punkt nicht weiter weiß, soll sich halt ein anderer Mitarbeitender darum kümmern. Das spart – so denkt die Führungsetage vielleicht – Zeit und Mühe. Doch es ist grundverkehrt.
Wesentlich besser ist ein strukturierter Onboarding-Prozess, in dem der neue Mitarbeitende von Anfang an mitgenommen wird. Wie das gut funktioniert und welche Etappen zu beachten sind, folgt in den folgenden Abschnitten.
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Wie Du sicher weißt, vergehen zwischen der Einstellung eines neuen Mitarbeitenden und dem ersten Arbeitstag oft einige Wochen, manchmal sogar Monate. Wusstest Du aber auch, dass erstaunlich viele Menschen bereits in dieser Zeit das „Boot“ wieder verlassen? Sie springen ab, bevor sie auch nur einen Tag gearbeitet haben.
Dem entgegen wirkt das Pre-Boarding, welches unter anderem dem neuen Mitarbeitenden das Gefühl vermittelt, dass man sich in der Firma schon auf ihn oder sie freut. Eine Willkommensmail im Vorfeld ist daher absolutes Minimum, besser noch: ein ganzes Willkommenspaket mit einem entsprechenden Video, in dem sich beispielsweise die Kollegen kurz vorstellen.
Doch das Pre-Boarding leistet noch mehr! Im Anhang der gerade erwähnten Email sollte sich auch ein PDF-Dokument befinden, welches einen grundsätzlichen Überblick ermöglicht. Dazu gehören unter anderem wichtige Leitfäden, generelle Abläufe, die Werte des Unternehmens, ein Lageplan des Büros etc.
Auch erste Inhalte der fachlichen Einarbeitung können hier mitgegeben werden, damit fleißige Mitarbeitende die Möglichkeit bekommen, sich schon vorab mit der Materie zu beschäftigen. So werden sie sich am ersten Arbeitstag nicht für absolut unwissend halten und zusätzlich ihre Motivation steigern können. Es kann beispielsweise eine Checkliste sein, die wichtiges Arbeitsgerät im Betrieb erläutert (Hardware, Software, etc.). Wenn Du kein Willkommensvideo hast, dann sind an dieser Stelle auch Steckbriefe der anderen Teammitglieder gut aufgehoben, damit der oder die neue Kolleg:in schon vorab weiß, wer für welche Aufgaben zuständig ist.
Doch nicht nur Dein neuer Mitarbeitender sollte sich während des Pre-Boardings auf den ersten Arbeitstag vorbereiten, Du solltest dies in Bezug auf den Arbeitsplatz genauso handhaben. Diese Punkte sollten vor (und nicht am!) ersten Arbeitstag erfüllt sein:
Ein vollständig und sauber eingerichteter Arbeitsplatz legt den Grundstein für die zukünftige Arbeit Deines neuen MItarbeitenden. Ein kleiner Sektempfang zum Einstand motiviert und lockert die Atmosphäre im Team auf. Doch das Pre-Boarding hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn es gut durchgeführt wurde, können sowohl Du als auch Dein neuer Mitarbeitender sich ab dem ersten Tag auf das Wesentliche konzentrieren: die Arbeit im Unternehmen.
Nicht nur der neue Mitarbeitende hat während des Pre-Boardings bereits einiges über die neuen Kolleg:innen erfahren, sondern auch die Kolleg:innen kennen den Namen und die Funktion der neuen Person schon im Vorfeld. So wird sich im Team ab der ersten Minute mit Namen angesprochen und begrüßt. Verfügt Dein Unternehmen über einen Monitor oder eine Flipchart im Eingangsbereich, ist an dieser Stelle ebenfalls eine Begrüßung angebracht.
Als Vorgesetzte Person solltest Du Deinem neuen Mitarbeitenden auch persönlich ins Unternehmen einführen. Nimm die Person (sprichwörtlich) an die Hand und führe ihn/sie durch den Betrieb, stell ihn /sie den Kollegen vor und zeig ihm/sie den eigenen Arbeitsplatz.
Vor dem Rundgang kannst Du ein ca. 30-minütiges Onboarding-Gespräch ansetzen, in dem Du gezielt die Werte und Visionen des Unternehmens noch einmal auf den Punkt bringst. Auch etwas Persönliches ist als lockerer Gesprächseinstieg sehr gerne gesehen und vermittelt direkt eine angenehme Atmosphäre. Damit ist auch das Ziel klar, denn Du möchtest die Unternehmenskultur sowie das große Ganze vermitteln, dessen Teil der neue Mitarbeitende ab diesem Tag ist.
Persönliche Gespräche mit Dir oder der verantwortlichen Führungskraft sind auch weiterhin wichtig. Am ersten Tag kann daher ein solches zu den ersten Eindrücken im Büro und den gegenseitigen Erwartungen für die ersten Wochen stattfinden. Außerdem sollte dem neuen Mitarbeitenden vermittelt werden, dass selbst Feedback geben darf und soll, falls etwas nicht zur eigenen Zufriedenheit läuft.
Wichtig: Diese Gespräche sollten dokumentiert werden, um die Erfüllung der Erwartung zu kontrollieren und nötigenfalls das eigene Vorgehen zu verbessern.
Was am ersten Tag beginnt, ist selbstverständlich am zweiten nicht vorbei. Lasse Deinen neuen Mitarbeitenden daher auf keinen Fall allein. Natürlich muss nicht von Morgens bis Abends über die Schulter schauen, doch hier und da ist Unterstützung angebracht. Das funktioniert beispielsweise mit dem Buddy-Prinzip, welches weiter unten noch einmal genauer vorgestellt wird.
Ein guter Ansatz ist auch Networking unter den Kolleg:innen, welches Du zum Beispiel durch ein gemeinsames Mittagessen organisieren kannst.
Neben der sozialen Integration im Team ist die fachliche Einarbeitung in den ersten Wochen von Bedeutung. Wochenpläne und -ziele bieten Orientierung beim Erlernen der neuen Tätigkeit. Du kannst sie in einem Einarbeitungsplan schon vorab und möglicherweise auch als Blaupause für andere neue Mitarbeitende anlegen. Mehr dazu findest Du ebenfalls weiter unten.
In der Anfangszeit ist es außerdem wichtig, dass Dein neuer Mitarbeitender genügend Zeit zum Lernen erhält. Muss er/sie sich beispielsweise Produkte aneignen, die er/sie als Verkäufer:in auswendig kennen muss, so braucht das eben seine Zeit. Wenn Du deinem neuen Mitarbeitenden diese gibst, solltest Du das erlernte Wissen allerdings auch gezielt abfragen. Das verfestigt die Informationen zusätzlich.
Extratipp: Erlerntes Wissen abfragen geht besonders leicht mit elearnio, denn hier kannst zu zu allen Lerninhalten im Anschluss Testfragen stellen
Obwohl es im Prinzip für alle Deine Mitarbeitenden gilt, soll es an dieser Stelle nicht ungenannt bleiben: „Loben bringt nach oben“. Zeichne daher die erfolgreichen Etappenziele oder die gesamte Einarbeitung des neuen Mitarbeitenden aus, indem Du eine kleine Feier veranstaltest oder eine Urkunde überreichst. Gerade diese Wertschätzung und Anerkennung motiviert jeden Mitarbeitenden langfristig und bindet ihn/sie an Dich und Dein Unternehmen.
Für Remote-Mitarbeitende, also jene Kolleg:innen, die im Außendienst tätig sind oder aus dem Homeoffice heraus arbeiten, gelten beim Onboarding ähnliche Prinzipien. Es gilt jedoch eine Schwierigkeit zu überwinden und das ist eben die räumliche Distanz. Während Deine neuen Mitarbeitenden im Büro versammelt sind und Du ganz leicht Meetings ansetzen oder Frontalunterricht im Konferenzraum durchführen kannst, ist das beim Remote-Mitarbeiter schwieriger.
Hier musst Du auf technische Hilfsmittel zurückgreifen. Nutze beispielsweise:
Gerade bei Remote-Mitarbeitenden gilt, dass sich Gründlichkeit definitiv auszahlt. Das geht schon mit festen Ansprechpartnern aus deinem Team vor Ort los. Weiß der Remote-Mitarbeitende, an wen sich bei Fragen oder Problemen gewendet werden kann, fühlt die Person sich dem Unternehmen näher.
Lässt die Entfernung es zu, sind auch Meetings mindestens alle 3 Monate bei Dir in der Firma von großem Vorteil. Es ist immer gut, wenn sich die verschiedenen Mitarbeitenden ab und an einmal live sehen. Falls solche Meetings für den Betriebsablauf nicht nötig ist, bieten sich hierfür auch Betriebsfeiern an, zu denen dann auch die Mitarbeiter aus dem Homeoffice kommen.
Aus der Erfahrung heraus lassen sich häufig dieselben Fehler beobachten, die beim Onboarding-Prozess begangen werden. Diese sind:
Zum ersten Punkt in dieser Liste wurde weiter oben bereits etwas gesagt. In einem Satz zusammengefasst: Wenn irgendetwas am ersten Arbeitstag fehlt oder nicht funktioniert, wirft das ein schlechtes Licht auf das Unternehmen und mindert die Motivation des Mitarbeitenden. Eine gute Vorbereitung – gerne auch mit einer Checkliste – ist hier das A und O.
Zur Vorbereitung gehört auch, dass Du Dir schon vor dem ersten Arbeitstag Deines neuen Mitarbeitenden Gedanken zur Einarbeitung machst. Ein Konzept bzw. Einarbeitungsplan wirkt hierbei wahre Wunder, denn er schließt Stress, Missverständnisse und Versäumnisse aus.
Sowohl die Dokumentation des Onboardings als auch das Feedback des neuen Mitarbeitenden sorgt dafür, dass sich der Onboarding-Prozess stetig verbessert. Unterschätze diese Funktion nicht, denn aus Fehlern lernt man und irgendetwas kann immer besser gemacht werden.
In den folgenden Abschnitten werden einige der Möglichkeiten vorgestellt, wie sich der Onboarding-Prozess erleichtern und strukturieren lässt. Die Bandbreite reicht von Software-Lösungen bis zu Evaluationsbögen.
Nicht mit einer ausführlichen Besprechung dabei, aber immer wieder hilfreich:
(Natürlich funktionieren auch andere Plattformen und Software-Lösungen. Diese hier dienen lediglich als Beispiel)
Im Abschnitt bezüglich der Forschung und Umfrageergebnisse klang bereits an, dass viele Personaler:innen sich zwar mehr Onboarding wünschen, dabei jedoch vollkommen auf digitale Hilfsmittel verzichten. Dabei gibt es heute zahlreiche Hilfsmittel in diesem Bereich, elearnio ist ein Grundelement davon.
Mit einem solchen System bieten sich Dir zahlreiche Möglichkeiten. Du kannst sämtliche Lerninhalte in unterschiedlichen Formen bereitstellen. Das können beispielsweise die Slides einer Präsentation sein, Video-Mitschnitte aus Vorträgen, Bilder oder einfache Textinhalte.
Diese Inhalte bereitest Du als Online-Kurse auf, welche Dein neuer Mitarbeitender selbstständig durchführt, ob von zu Hause oder im Büro. Einer der Vorteile besteht also darin, dass die Mitarbeitenden nicht zu bestimmten Zeiten an bestimmten Orten sein müssen, wie dies beispielsweise bei Schulungsmaßnahmen mit Frontalunterricht der Fall ist. Jede teilnehmende Person kann daher auch im eigenen Tempo folgen.
Extratipp: elearnio kannst Du hier 14 Tage kennen lernen.
Das auf diese Art erlernte Wissen lässt sich dann auch in Form verschiedener Tests abfragen. Zur Verfügung stehen Quizfragen und Ähnliches. Das Tolle daran ist, dass Du mit wenigen Klicks die Fortschritte und Ergebnisse des Mitarbeitenden überprüfen und notfalls Nachsteuern kannst.
Ein eLearning System wie elearnio funktioniert darüber hinaus auch als Wissensdatenbank, in dem alle Deine Mitarbeitenden bestimmte Inhalte (z. B. die Funktionsweise eines bestimmten Programms) nachschlagen können.
Im Wort Einarbeitungsplan steckt schon das Wort Arbeit. Und genau darum geht's! Hier solltest Du festlegen, welche Inhalte, Techniken und Informationen Dein neuer Mitarbeitender wann lernen soll. Das können beispielsweise Produktschulungen, Computerprogramme oder ein Leitfaden für die erfolgreiche Telefonakquise sein.
Die Vermittlung der wichtigsten Grundlagen dauert – je nach Funktion und Branche – mindestens ein paar Wochen. Jede Woche sollte daher ein festes Ziel haben, welches der/die neue Kolleg:in mit Fleiß und Einsatz erreichen kann. Doch ein Wochenziel kann auch sehr gut für das gesamte Team festgelegt und in einem Wochenplan festgehalten werden.
Extratipp: Hier findest Du den Einarbeitungsplan eines Bootcamps als Beispiel, an dem Du Dich orientieren kannst.
Der im Einarbeitungsplan enthaltene zeitlichen Ablauf dient beiden Seiten als Strukturierung und Orientierung. Während er Deinem Mitarbeitenden einen guten Überblick verschafft und sich motiviert fühlt, kannst Du die einzelnen Elemente beispielsweise in das Onboarding-System elearnio übernehmen und sichergehen, dass Du keine wichtigen Inhalte verpasst.
Die Onboarding-Checkliste ist ein Instrument, welches dafür sorgt, dass bei der Einarbeitung kein wichtiger Punkt vergessen wird. Dabei ist das Prinzip unglaublich einfach, denn es handelt sich lediglich um eine einfache Liste, auf der Du abhaken kannst, was schon erledigt ist. So verpassen Deine neuen Mitarbeitenden wirklich keinen Schritt mehr.
Extratipp: Wie so eine Checkliste im Sales aussieht, kannst Du hier sehen. Du kannst diese Liste gerne als Orientierung übernehmen
Maßnahmen des Teambuildings sind generell für die Einarbeitung sehr sinnvoll, denn die soziale Integration in ein bestehendes Team ist mindestens so wichtig wie die fachliche Einarbeitung. Das Buddy-Prinzip, bei dem Du dem neuen Mitarbeitenden eine/n erfahrene/n Kolleg:in als „großen“ Buddy zur Verfügung stellst, hilft gleich in beiden Punkten. Einerseits arbeiten zwei Mitarbeitende näher zusammen und lernen sich dadurch auch besser kennen und anderseits gibt es für Deinen neuen Mitarbeitenden einen direkten Ansprechpartner, an den er sich bei fachlichen Fragen direkt wenden kann.
Vorsicht: Das Buddy-System ist nicht in jedem Fall geeignet, im Sales sollte besser auf das Bootcamp gesetzt werden.
Gerade, wenn es sich bei den neuen Kolleg:innen um mehrere Remote-Mitarbeitende handelt, ist das Buddy-System äußerst effektiv. Das liegt auch daran, dass sich nicht alle Mitarbeitenden aus dem Homeoffice direkt an Dich wenden und Du somit ein und dieselbe Frage gleich mehrfach beantworten musst.
Auch für den neuen Mitarbeitenden ist das Buddy-System wertvoll. Durch die individuelle Unterstützung von einer/einem erfahrenen Kolleg:in, fühlt sich der neue Mitarbeitende angemessen betreut und individuell gefördert. Auf diese Weise führt es zu mehr Zufriedenheit und einer höheren Produktivität.
Vergiss jedoch nicht, dem Rest des Teams die Rolle der neuen Mitarbeitenden zu erklären. Der erfahrene Mitarbeitende, dem Du eine/n neuen Kolleg:in als „kleinen“ Buddy zugewiesen hast, darf diesen nicht als Belastung empfinden, sondern als lohnenswerte Aufgabe.
Bei einem Bootcamp werden neue Mitarbeitende solange als Gruppe trainiert, bis sie fertig fürs Team sind. Aber keine Angst, mit dem Bootcamp ist kein Umerziehungslager für Straftäter nach US-amerikanischem Vorbild gemeint. Der Begriff lässt sich im Deutschen auch mit Trainingslager übersetzen und zeigt somit, wo es lang geht.
Gerade im Sales-Bereich stoßen häufig mehrere neue Mitarbeitende gleichzeitig zum Unternehmen. Hier macht ein Bootcamp am meisten Sinn. Vor allem auch, da die anderen Teammitglieder ungestört weiterarbeiten können. (Anders als beim Buddy-Prinzip.)
Als Bootcamp versteht man auch eine Art Grundausbildung, in der in relativ kurzer Zeit die wichtigsten Basics vermittelt werden. Das ist gerade bei Neu- und Quereinsteiger:innen in einem Job wichtig, von dem die neuen Mitarbeitenden nur wenig oder gar keine Ahnung haben. In konzentrierter Form werden in ein oder mehreren Wochen alle nötigen Skills vermittelt. Nach dem Bootcamp sind die Mitarbeitenden dann fit für den Job und können später im Team einfach nur noch besser werden.
Eine Dokumentation ist auf den ersten Blick aufwendig und zeitintensiv. Zeit, die viele Unternehmen oft nicht haben. Doch auf den zweiten Blick spart eine sorgfältige Dokumentation eben genau diese Zeit, denn es gilt: Lieber einmal dokumentiert, als fünfmal erklärt! Wenn Abläufe, Wissen und andere wiederkehrende Inhalte richtig dokumentiert werden, müssen sie nicht jedes Mal aufs Neue produziert werden. Das leuchtet ein, oder?
Als Plattform zur Dokumentation muss dafür keine Schreibmaschine und ein kilometerlanges Ordnersystem herhalten. Das geht mit digitalen Helfern, wie Google Sites ganz leicht und platzsparend. YouTube-Videos, Tabellen-Dokumente und viele andere Tools können ebenfalls schnell und einfach eingebunden werden.
Sollte sich dennoch einmal ein Prozess ändern, ist die Dokumentation spielend leicht auf den aktuellsten Stand zu bringen. Außerdem gilt, dass digitale Inhalte schnell geteilt werden können, damit auch neue Mitarbeitende sich in Präsentationen, Programme oder Produkte einarbeiten kann. Im Grunde genommen ist der Aufwand dafür sehr gering und eine Dokumentation in jedem Fall detaillierter, als wenn sich neue Kolleg:innen während einer Unterrichtsmaßnahme selbst Notizen machen würden.
Extratipp: Die Dokumentation sollte schon von Beginn an im Hinterkopf bereitstehen, damit sich während des Onboardings Notizen gemacht werden können. So muss am Ende nicht lange überlegt werden, was wichtig war.
Auch das Feedback klang in diesem Text bereits einmal an. Doch es ist so wichtig, dass es definitiv einen eigenen Abschnitt benötigt. Man kann sogar sagen, dass ein ehrliches Feedback der Motor des Unternehmens ist. Gerade neue Mitarbeitende betrachten die Dinge in den ersten Wochen noch aus einer anderen Sichtweise. Ihr Feedback ist besonders wertvoll, da sie (noch) nicht „betriebsblind“ sind.
Extratipp: Für wöchentliche Feedbackgespräche bekommst Du hier ein Beispiel.
Um das besser zu verstehen, muss man sich nur die Abwesenheit eines Feedbacks anschauen. Kein Feedback bedeutet keine Weiterentwicklung und damit auch keine Chance, Fehler frühzeitig zu beheben. Daher sollten gerade beim Onboarding in den ersten Wochen regelmäßige Gespräche (z. B. jeden Freitag) geführt werden. Typische Fragen, die es abzuklopfen gilt, sind:
Antworten werden dann ebenfalls dokumentiert. Das hat zwei Gründe. Zum einen kannst Du das Feedback direkt in die Verbesserung Deines Unternehmens einfließen lassen und zum anderen kannst Du beim nächsten Feedbackgespräch mit dem neuen Mitarbeitenden nachhaken, ob die genannten Punkte verbessert wurden. Dadurch entsteht letztlich eine Win-Win-Situation für beide Seiten.
Extratipp: Es empfiehlt sich, dem Mitarbeitenden mitzuteilen, dass jegliches Feedback – positiv sowie negativ – erwünscht ist und selbstverständlich vertraulich behandelt wird.
Dein Onboarding war erfolgreich?
Well done! 😉
Wie sind Deine Erfahrungen im Onboarding für neue Mitarbeitender? Hast Du noch andere Tipps? Hinterlasse hier gerne einen Kommentar und lass und darüber sprechen.
