Schulungsbedarf ermitteln: So finden Sie heraus, welche Schulungen Ihr Team wirklich braucht

Die Budgetplanung für das nächste Jahr steht an, zwei Teams wachsen, und die Excel-Liste mit Schulungswünschen ist über Monate länger geworden. Spätestens jetzt stellt sich in vielen HR-Abteilungen die Frage, welche Schulungen tatsächlich nötig sind.

Wer den Schulungsbedarf ermitteln will, klärt drei Fragen parallel: Welche Pflichtschulungen sind vorgeschrieben, wo fehlen Kompetenzen für bestimmte Rollen, und welches interne Produkt- und Prozesswissen muss weitergegeben werden? Erst aus allen drei Antworten zusammen entsteht ein belastbarer Weiterbildungsplan.

Wann lohnt sich eine Schulungsbedarfsanalyse?

Eine Schulungsbedarfsanalyse lohnt sich immer dann, wenn Sie Ihre Schulungsprogramme begründen oder neu ordnen müssen. Typische Anlässe sind:

• die jährliche Planung des Weiterbildungsbudgets
• neue Rollen, Teams oder Standorte
• geänderte Vorschriften oder neue Pflichtunterweisungen
• neue Produkte, Software oder Abläufe im Unternehmen
• eine Sammlung von Schulungswünschen, die niemand mehr priorisieren kann

In all diesen Fällen hilft dieselbe Grundstruktur. Sie sorgt dafür, dass jede geplante Schulung auf einen belegten Bedarf zurückgeht.

Die drei Wege zur Schulungsbedarfsanalyse im Überblick

Schulungsbedarf entsteht aus drei Quellen, die gleichwertig nebeneinanderstehen. Jede beantwortet eine eigene Leitfrage, bindet andere Personen ein und kostet unterschiedlich viel Zeit.

Die Tabelle können Sie direkt als Vorlage nutzen: Legen Sie für jeden Weg eine eigene Liste an und führen Sie die Ergebnisse am Ende zusammen.

Welche Pflichtschulungen sind vorgeschrieben?

Bei Pflichtschulungen geben Gesetze und Vorschriften den Bedarf vor. Ihre Aufgabe ist es, für jeden Bereich festzuhalten, welche Unterweisungen gelten und wie oft Mitarbeitende sie wiederholen müssen.

Ein Beispiel ist die Unterweisung nach § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Arbeitgeber müssen Beschäftigte bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln unterweisen und die Unterweisung regelmäßig wiederholen. Die DGUV Vorschrift 1 schreibt dafür mindestens eine jährliche Wiederholung vor. Je nach Branche kommen weitere Themen hinzu, etwa Datenschutz nach DSGVO.

Für diesen Weg klären HR und Fachbereich gemeinsam:

• Welche Pflichtunterweisungen gelten für welche Abteilung oder Rolle?
• Wie oft müssen Mitarbeitende sie wiederholen?
• Wer im Unternehmen kennt sich mit dem jeweiligen Thema aus und kann Inhalte liefern oder prüfen?

Der Aufwand bleibt überschaubar, weil die Vorgaben feststehen. Einen Überblick über Pflichtthemen und ihre Organisation gibt die Seite zu Pflichtunterweisungen im Unternehmen.

Kompetenzlücken mit einer Skill-Gap-Analyse erkennen

Die Skill-Gap-Analyse zeigt, welche Kompetenzen Ihren Mitarbeitenden heute oder in Zukunft fehlen. Sie ist der aufwendigste der drei Wege und für viele kleine und mittlere Unternehmen nur in Teilen umsetzbar.

Das Vorgehen folgt drei Schritten:

1. Sie erfassen den Ist-Zustand der Kompetenzen im Team und beziehen technologische Entwicklungen sowie Ihre Planung für die nächsten 1 bis 5 Jahre ein. Feedbackgespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden liefern dafür erste Anhaltspunkte.
2. Für jede Rolle legen Sie in einem Soll-Profil fest, welche Kompetenzen sie braucht.
3. Der Abgleich von Ist und Soll zeigt die Skill-Gaps, aus denen Sie später Lernpfade entwickeln.

Das Ergebnis halten Sie in einer Kompetenzmatrix fest, also einer Übersicht aus Rollen oder Personen und den jeweiligen Kompetenzen. Wie Sie eine solche Matrix aufbauen, zeigt die Anleitung Skill-Matrix erstellen. Den kompletten Ansatz vom Erfassen der Skills bis zur eigenen Unternehmensakademie beschreibt das Whitepaper zum Skill- und Kompetenzmanagement.

Weil dieser Weg viel Zeit von Führungskräften bindet, starten viele Unternehmen mit wenigen Schlüsselrollen und erweitern die Matrix später.

Welches Produkt- und Prozesswissen müssen Sie intern weitergeben?

Der dritte Weg betrifft Wissen, das es nur in Ihrem Unternehmen gibt: Produkte, interne Abläufe, eingesetzte Software oder Qualitätsstandards. Diesen Bedarf erkennt der Fachbereich am besten, deshalb übernimmt er hier die Führung.

Leitfragen für den Fachbereich sind:

• Welche Produkte und Abläufe muss jede Rolle kennen?
• Wo entstehen Fehler oder Rückfragen, weil Wissen fehlt?
• Welches Wissen liegt heute nur bei einzelnen Personen?

Der Aufwand liegt ähnlich wie bei Pflichtschulungen im geringen bis mittleren Bereich. Oft stoßen Sie dabei auf Inhalte, die sich direkt für das Onboarding neuer Mitarbeitender eignen.

Mit welchem Weg starten Sie, um den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln?

Den Weiterbildungsbedarf ermitteln Sie vollständig nur über alle drei Wege. Für den Start hilft eine Reihenfolge nach Aufwand: Pflichtschulungen und Produkt- und Prozesswissen lassen sich mit überschaubarem Aufwand klären und liefern schnell erste Ergebnisse. Die Skill-Gap-Analyse planen Sie als eigenes Projekt und beginnen mit den Rollen, für die Kompetenzlücken am meisten Gewicht haben.

Führen Sie alle drei Ergebnisse in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. So sehen Sie, wo sich Themen überschneiden, und vermeiden doppelte Schulungen.

Was nach der Bedarfsanalyse kommt

Mit dem ermittelten Schulungsbedarf beginnt die Umsetzung, und die folgt einer festen Reihenfolge:

1. Je Thema entscheiden Sie, ob Sie Schulungen selbst erstellen oder extern einkaufen.
2. Die Inhalte ordnen Sie zu Lernpfaden für Rollen oder Abteilungen.
3. Sie weisen Mitarbeitenden die Lernpfade zu, die zu ihrer Rolle und ihren Lücken passen.

Aus diesen Schritten entsteht Ihr Weiterbildungsplan mit den passenden Schulungsprogrammen für jede Rolle. Ob Mitarbeitende die Schulungen abschließen und Sie das nachweisen können, prüfen Sie später in einem eigenen Schritt: der Erfolgskontrolle. Welche Software Sie bei Planung, Zuweisung und Nachweis unterstützt, erklärt der Ratgeber zu Schulungsmanagement-Software.

Häufige Fragen zum Schulungsbedarf ermitteln

Ergebnis der Analyse mit elearnio in Lernpfade übersetzen

Wenn Sie den Schulungsbedarf über alle drei Wege ermittelt haben, wissen Sie, welche Schulungen Ihr Team braucht. Der nächste Schritt ist, daraus Lernpfade zu machen, die bei den richtigen Mitarbeitenden ankommen.

Mit elearnio strukturieren Sie Pflichtschulungen, Kompetenzentwicklung und internes Wissen in einem System und weisen die Lernpfade nach Rolle oder Abteilung zu. Wie das für Ihre Ergebnisse aussehen kann, zeigt Ihnen das elearnio Team gern in einem unverbindlichen Gespräch.

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