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Microsoft Teams, Outlook und Google Kalender im LMS: Schulungstermine landen automatisch im Kalender

Wer Live-Trainings über eine Excel-Liste und einzelne Outlook-Einladungen organisiert, kennt den Aufwand bei jeder Terminverschiebung. Die LMS Teams Integration von elearnio verbindet das Learning Management System (LMS) mit Microsoft 365 und Google Workspace. elearnio legt Kalendertermine für Live-Trainings an, trägt Trainer:innen und Teilnehmende ein und erzeugt auf Wunsch den Teams- oder Google-Meet-Link gleich mit. So stehen Schulungstermine dort, wo Ihr Team seinen Arbeitstag ohnehin plant.
Illustration: Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender und Zoom sind mit elearnio verbunden, Live-Trainings landen mit Teams-Link und Raum automatisch im Kalender

Wo hakt die Terminorganisation ohne Kalender-Integration?

Ohne Anbindung an den Kalender entstehen zwei wiederkehrende Aufgaben: Einladungen laufen getrennt vom LMS, und Meeting-Links pflegt jemand von Hand.

Einladungen laufen neben dem LMS her

Die Personalabteilung legt das Training im LMS an und schreibt danach separat eine Outlook-Einladung. Die Liste der Teilnehmenden existiert damit zweimal. Verschiebt sich ein Termin, passt jemand jede Einladung einzeln an, und wer neu dazukommt, braucht eine eigene Einladung.

Meeting-Links verteilt jemand von Hand

Bei Online-Schulungen kommt ein weiterer Schritt dazu: Teams-Meeting anlegen, Link kopieren, in die Einladung einfügen. Das wiederholt sich für jeden Termin. Fehlt der Link kurz vor Beginn, landen die Rückfragen bei HR.

Was kann die LMS Teams Integration von elearnio?

elearnio bindet Kalender und Videokonferenz über drei Workplace-Integrationen an: Microsoft (Outlook und Teams), Google (Google Kalender und Google Meet) und Zoom. Ihre Administration schaltet die einzelnen Funktionen getrennt voneinander frei.
Die Microsoft-Integration für Outlook und Teams läuft über die Microsoft Graph API und ein eigenes Dienstkonto. Vier Funktionen lassen sich einzeln aktivieren.

Outlook-Termine

elearnio erstellt und aktualisiert Termine für Live-Trainings und aus dem Trainingsplaner im Outlook-Kalender des Dienstkontos und trägt Trainer:innen und Teilnehmende als Gäste ein.

Teams-Meeting-Links

Zu jedem Live-Training erzeugt elearnio auf Wunsch einen Teams-Link und trägt die Trainer:innen als Co-Organisator:innen ein.

Verfügbarkeitsprüfung

elearnio prüft, ob Trainer:innen zum geplanten Zeitpunkt frei sind.

Raumbuchung

Besprechungsräume buchen Sie über die Raumverwaltung von Microsoft direkt mit.
Ein optionales Präfix wie „[elearnio]“ kennzeichnet die Termine im Kalender, damit Ihr Team Schulungen auf einen Blick erkennt. Auch externe Trainer:innen eines Live-Trainings erhalten die Einladung zum Termin.

Google Kalender und Google Meet

Mit Google Workspace versendet elearnio automatisch Kalendereinladungen für Live-Trainings und für Termine aus dem Trainingsplaner. Ändert sich ein Termin, synchronisiert elearnio die Kalender der Teilnehmenden. Google-Meet-Links erzeugt elearnio auf Wunsch automatisch. Besprechungsräume aus Google Workspace buchen Sie direkt mit.

Zoom und Kalender ohne Integration

Nutzt Ihr Unternehmen Zoom, erstellt elearnio für jeden Trainingstag einen eigenen Meeting-Link. Als Host trägt elearnio eine Person aus dem Kreis der Trainer:innen mit gültigem Zoom-Konto ein. Auch ohne Integration erhalten Teilnehmende eine Einladung: elearnio hängt pro Trainingstag eine ICS-Datei an, die sich per Doppelklick in Outlook übernehmen lässt. In Google Kalender müssen dafür die intelligenten Funktionen aktiviert sein.

So richtet Ihre IT die Integration ein

Ihre IT richtet die Integration einmal ein. Danach laufen Termine und Links automatisch. Beziehen Sie Ihre IT-Security früh ein, denn sie gibt die Berechtigungen der Anwendung frei.

Microsoft 365

Ihre IT registriert eine App in Microsoft Entra ID als Single-Tenant-Anwendung. Das Dienstkonto erhält delegierte Berechtigungen: User.Read und User.Read.All zum Zuordnen der Teilnehmenden, Calendars.ReadWrite für Outlook, OnlineMeetings.ReadWrite für Teams-Links und Place.Read.All für die Raumbuchung. Dazu kommt offline_access, damit die Anmeldung bestehen bleibt. Das Dienstkonto braucht eine Exchange-Online-Lizenz, für Teams-Links zusätzlich eine Teams-Lizenz. Es meldet sich per OAuth 2.0 an. Richtlinien für bedingten Zugriff mit wiederholter Anmeldung sollten Sie für das Dienstkonto anpassen.

Google Workspace

Ihre IT legt ein Google-Cloud-Projekt an und aktiviert Calendar API, People API, Meet API und Admin SDK. Dazu kommt ein Dienstkonto mit JSON-Schlüssel, den Sie in elearnio unter Einstellungen > Integrationen hochladen. Nötig sind Adminrechte in Google Workspace und die Rolle Company Admin in elearnio.

Welche Integration kann was?

Was die Microsoft-365-Integration, die Google-Workspace-Integration und Live-Trainings ohne Integration bei Kalenderterminen, Terminänderungen, Meeting-Links und Raumbuchung leisten und was sie voraussetzen
Funktion Microsoft 365 Google Workspace Ohne Integration
Kalendertermin für Live-Trainings Outlook-Termin über das Dienstkonto, Trainer:innen und Teilnehmende als Gäste Einladung im Google Kalender der Teilnehmenden ICS-Datei pro Trainingstag per E-Mail
Terminänderungen elearnio aktualisiert den Termin elearnio synchronisiert die Kalender der Teilnehmenden neue Übernahme per Doppelklick auf die ICS-Datei
Meeting-Link automatisch Microsoft Teams, Trainer:innen als Co-Organisator:innen Google Meet Link von Hand eintragen
Raumbuchung Besprechungsräume über die Raumverwaltung von Microsoft Besprechungsräume aus Google Workspace nicht möglich
Voraussetzung Exchange-Online-Lizenz, Teams-Lizenz für Teams-Links Adminrechte in Google Workspace keine
Mit Zoom erzeugt elearnio zusätzlich pro Trainingstag einen eigenen Meeting-Link. Voraussetzung sind Adminrechte in Zoom und Trainer:innen mit Zoom-Konto.

Wie passt die Integration in Ihre Schulungsorganisation?

Live-Trainings legen Sie in der Seminarverwaltung von elearnio an. Sobald Gruppen und einzelne Teilnehmende zugewiesen sind, verschickt elearnio die Kalendereinladung automatisch. Wer Präsenz- und Online-Termine über das Jahr hinweg plant, nutzt zusätzlich den Trainingsplaner, ein zubuchbares Add-On.
Lernen im Arbeitsfluss (Learning in the Flow of Work) beginnt bei der Organisation: Steht die Schulung als Termin im eigenen Kalender, mit Link und Raum, plant Ihr Team sie wie jedes andere Meeting ein.

Häufige Fragen zur Teams- und Kalender-Integration

Welche Lizenzen braucht die Integration mit Microsoft Teams und Outlook?

Das Dienstkonto braucht eine Exchange-Online-Lizenz, damit elearnio Outlook-Termine anlegen kann. Sollen zusätzlich Teams-Meeting-Links entstehen, ist für das Dienstkonto eine Teams-Lizenz nötig. Für die Einrichtung registriert Ihre IT eine App in Microsoft Entra ID und hinterlegt Client ID, Secret und Verzeichnis-ID in elearnio.

Auf welche Daten in Microsoft 365 greift elearnio zu?

elearnio arbeitet mit den Rechten eines eigenen Dienstkontos (delegierte Berechtigungen). Es legt Termine und Teams-Meetings in dessen Kalender an, liest Frei/Gebucht-Zeiten der Trainer:innen nach den Freigaberegeln Ihres Unternehmens, liest das Benutzerverzeichnis, um Teilnehmende per E-Mail zuzuordnen, und die Raumliste. Einen app-weiten Zugriff auf alle Postfächer fordert elearnio nicht an.

Funktioniert die Kalender-Integration auch mit Google Workspace?

Ja, elearnio versendet über ein Google-Dienstkonto automatisch Kalendereinladungen für Live-Trainings und Termine aus dem Trainingsplaner. Ändert sich ein Termin, synchronisiert elearnio die Kalender der Teilnehmenden. Google-Meet-Links erzeugt elearnio auf Wunsch mit. Für die Einrichtung sind Adminrechte in Google Workspace nötig.

Ist die Kalender-Integration in allen Tarifen von elearnio enthalten?

Ja, beide Tarife von elearnio, Essential und Professional, haben den vollen Funktionsumfang ohne Einschränkungen nach Paketgröße. Zubuchbar ist der Trainingsplaner als Add-On. Sie können die Integration in der 14-tägigen Testphase mit Ihrer eigenen Microsoft-365- oder Google-Umgebung ausprobieren. Bei Fragen zur Einrichtung erreichen Sie den Support von elearnio.

Kommen Live-Trainings auch ohne Integration in den Kalender?

Ja, auch ohne Integration hängt elearnio jeder Einladung zu einem Live-Training eine ICS-Datei an, eine pro Trainingstag. Per Doppelklick übernehmen Teilnehmende den Termin in Outlook oder ihren Standardkalender. In Google Kalender müssen dafür die intelligenten Funktionen aktiviert sein. Den Meeting-Link tragen Sie dann von Hand ein.

Weitere Integrationen bei elearnio

Die Kalender-Integration regelt Termine und Meeting-Links. Die Anmeldung am LMS steuern Sie über Single Sign-On (SSO) mit Microsoft Entra ID, Google oder Okta. Welche weiteren Systeme sich anbinden lassen, von der Personio-Schnittstelle bis zur offenen API, zeigt die Übersicht aller Integrationen von elearnio.

Kalender-Integration mit elearnio testen

Am schnellsten sehen Sie den Unterschied mit Ihrer eigenen Umgebung: ein Live-Training anlegen, Teilnehmende zuweisen und prüfen, wie Termin und Teams-Link im Kalender ankommen. Einen Überblick über das LMS elearnio finden Sie vorab auf der Produktseite. Testen Sie elearnio 14 Tage kostenlos und verbinden Sie Ihren Kalender direkt im Testzugang.
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