Denk einmal an all die Bereiche der modernen Geschäftswelt, in der moderne Technologie heute zum Einsatz kommt. Die wahrscheinlich größte Errungenschaft unserer Zeit ist die Fähigkeit, weltweit miteinander kommunizieren zu können, ohne merkliche Zeitverzögerung. Mit der Technologie des Internets kannst Du heute in München ein Produkt auf den Markt bringen, welches von überall auf der Welt gekauft werden kann. Ob Dein Kunde nun auf Spitzbergen oder in Kapstadt sitzt.
Mit der Technologie des Internets findet Dein Kunde genau Dein Produkt. Er kann alles Nötige recherchieren, es kaufen, bei Problemen Deinen Kundenservice kontaktieren. Auch Du nutzt diese Technologie, wenn Deine Zulieferer am anderen Ende der Welt sitzen. Auf dieselbe Weise durchsucht das Internet fast automatisch Tausende von Arbeitssuchenden und Stellenangeboten, um die richtige Person für den passenden Job zu finden.
Bei all diesem technologischen Fortschritt stellt sich doch die Frage, warum es weiterhin manuelles Onboarding gibt, bei dem immer noch mit Papierformularen und gedruckten Mitarbeiterhandbüchern gearbeitet wird. Die Zukunftstechnologien sind gar nicht mehr in der Zukunft zu suchen: Es gibt sie bereits! Sie müssen nur angewendet werden.
Aus diesem Grund zeige ich Dir hier 4 Fortschritte, mit denen Dein Onboarding-Prozess auf den neuesten Stand gebracht werden kann.
Für viele Unternehmen besteht der einzige Punkt des Onboardings darin, dass neue Mitarbeiter Formulare ausfüllen. Sie werden in einem Konferenzraum mit einem Stapel Papierkram und einem Stift eingeschlossen und gelten als eingearbeitet, wenn sie alle Aufgaben erfüllt haben. Klar, ganz ohne Formulare geht es nicht. Doch durch die Verwendung von papierlosen Formularen in der Cloud, können neue Mitarbeiter diese jederzeit und überall ausfüllen. Das spart Zeit, Kosten und sorgt für Motivation der neuen Mitarbeiter.
Ein erschreckend niedriger Prozentsatz von Unternehmen verwendet jedoch papierlose Formulare auf Mobilgeräten. Eine ADP-Umfrage aus dem Jahr 2015 mit fast 1.500 Angestellten und Personalverantwortlichen ergab, dass weniger als 12 % der Neueinstellungen von ihrem Mobilgerät aus auf Onboarding-Dokumente zugreifen können.
Einer der wichtigsten Punkte der Einarbeitung ist es, alle neuen Gesichter in der Firma kennenzulernen. Wir alle vergessen neue Namen nur allzu leicht. Welche Kollegen was machen, ist gerade bei einem großen Team nur schwer zu behalten. Video-Einführungen ermöglichen es neuen Mitarbeitern, Gesichter, Namen und Aufgeben besser und schneller zu lernen, da audiovisuelle Inhalte im Gehirn leichter verankert werden können.
Beispielsweise können jene Mitarbeiter, die eng mit einem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten, kurze Einführungsvideos aufnehmen, in denen sie darüber sprechen, wer sie sind und was sie machen. Stelle diese Videos dem neuen Mitarbeiter schon vor dem ersten Tag zur Verfügung. Auf diese Weise lernen neue Mitarbeiter das Team bereits vor dem ersten Arbeitstag kennen und können direkt mit der Arbeit beginnen.
Trainingsplattformen sind heute anpassbarer denn je. Je nach Position und Lernstil können sie angepasst werden. Deine Online-Kurse kannst Du individuell oder auch gruppenspezifisch erstellen. Dennoch werden die meisten Schulungen (auch lange nach der Einarbeitung) in einem traditionellen Frontalunterricht vermittelt. Selbstverständlich ist das besser als gar nichts. Doch gaben 47 % bei einer Befragung an, dass sie den Unterrichtsstoff lieber in ihrem eigenen Tempo durchgehen wollten. 39 % wollten zudem in der Lage sein, den Inhalt jederzeit zu überprüfen.
Wenn Du beim Onboarding mehr moderne Technologie einsetzt, erhältst Du genau diese Vorteile. Deine neuen Mitarbeiter können sich schnell durch die Infos klicken, mit denen sie bereits Erfahrung haben (bereits bekannte Software etc.) und sich mehr Zeit für neue Informationen nehmen. Da die Online-Kurse ständig verfügbar sind, kann auch nach längerer Zeit im Unternehmen ein solcher Kurs noch einmal wiederholt werden, falls der Bedarf besteht.
Branchenübergreifend nutzen Unternehmen große Datenmengen und Analysen, um ihre Abläufe effektiver und effizienter zu gestalten. Diese Analysen nutzen auch dem Onboarding-Prozess. Eine Möglichkeit besteht beispielsweise darin, dass neue Mitarbeiter während des gesamten Prozesses eine formelle Rückmeldung geben. Aus diesen im Laufe der Zeit gesammelten Antworten können Schwachstellen erkannt und für neue Mitarbeiter abgestellt werden. Dein Onboarding kann dann verfeinert werden, um die Wirkung zu verbessern und effektiver zu machen.
Es ist auch wichtig zu verfolgen, wie gut neue Mitarbeiter im Laufe ihrer Beschäftigung arbeiten. Zu sehen, wer sich weiter verbessert und wer nicht arbeitet, liefert nicht nur wertvolle Informationen zum Onboarding, sondern auch den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess. Technologische Fortschritte aller Art erleichtern den Alltag. Aber jetzt ist es an der Zeit, dass der Onboarding-Prozess ebenfalls aufholt. Durch die Anwendung der Tools, die es bereits gibt, wird es einfacher, jede neue Einstellung schnell zum Erfolg zu führen.
Ich hoffe, dass ich Dir mit diesen 4 Gründen für ein digital unterstütztes Onboarding weiterhelfen konnte. Doch mich interessiert auch, wie Du das siehst? Hast Du vielleicht ganz andere Erfahrungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gemacht? Lass es mich unten in den Kommentaren wissen.
Liebe Grüße
Lars
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