Ganz gleich, ob Du schon lange als Personaler unterwegs bist, oder mit Deinem Start-Up zum ersten Mal vor der Herausforderung stehst, neue Mitarbeiter zu beschäftigen: Unter Einarbeitung versteht jeder Mensch etwas anderes. Doch ein strukturierter Onboarding Prozess führt auch aus wissenschaftlicher Sicht schneller und besser zum Erfolg.
Grundsätzlich gibt es heute zwei Möglichkeiten, wie Du Deine neuen Mitarbeiter in Deinem Unternehmen aufnehmen kannst, formell oder informell.
Der Unterschied zwischen den beiden könnte größer kaum sein, denn beim informellen Onboarding fehlt beinahe sämtliche Struktur. Neue Mitarbeiter werden sich selbst überlassen und dürfen „ins kalte Wasser springen“. Auf diese Weise entsteht durch mangelnde Unterstützung allerdings Frustration. Aus der wiederum entsteht zunächst Resignation und schließlich kommt es zur Kündigung.
Wie werden Piloten ausgebildet? Würdest Du in ein Flugzeug steigen, wo der Pilot eben diese Ausbildung "Kaltes Wasser" durch laufen hat? Eher nicht!
Ein formeller Prozess ist hingegen gut strukturiert und effizient. Neue Mitarbeiter werden an die Hand genommen und gezielt in das Unternehmen eingeführt. Laufende Fortschritte werden anerkannt und fördern die Motivation zusätzlich.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verlief in früheren Zeiten immer auf diese klassische formelle Weise. Es ist wieder an der Zeit, zu diesen Grundlagen des formalen Onboardings zurückzukehren. Doch wir haben heute sogar noch einen entscheidenden Vorteil: die Digitalisierung der Mitarbeitereinarbeitung!
Nichts ist schlimmer, als am ersten Tag im neuen Büro mit Papierkram überschüttet zu werden. Du kannst daher die Motivation Deines neuen Mitarbeiter schon im Vorfeld anheben, indem Du wichtige Unterlagen und Formalitäten vorab elektronisch verschickst.
Ebenfalls förderlich ist ein kurzes Begrüßungsvideo, in dem auch andere Mitarbeiter mit persönlichen Kommentaren vorkommen. Eine virtuelle Besichtigung des Arbeitsplatzes ist ebenfalls nicht verkehrt. Das könnte zum Beispiel so aussehen:
Du: „Hey neuer Mitarbeiter! Das hier hinter mir wird Dein neuer Arbeitsplatz sein. Alles ist schon für Dich vorbereitet und auch Deine neuen Kollegen warten schon auf Dich!“ (Kameraschwenk zu den Kollegen, etc.)
Eine digitale Mappe, mit allen wichtigen Informationen sollte ebenfalls bereitliegen. Darin enthalten: ein Verzeichnis der Mitarbeiter, Fun-Facts und Basiswissen über das Unternehmen und so weiter. Wichtig ist es, die Spannung zu steigern, damit sich Dein neuer Mitarbeiter richtig auf seinen ersten Tag bei Dir freut.
Wahrscheinlich hast Du selbst schon einmal die Erfahrung mit informellem Onboarding gemacht, dass am ersten Arbeitstag noch nichts so richtig läuft. Oft ist es beispielsweise so, dass die IT noch nicht alle Anschlüsse und Zugänge eingerichtet hat. Während all das nur ganz allmählich vonstatten geht, sitzt der neue Mitarbeiter tatenlos am Schreibtisch.
Das muss nicht sein. Oder besser gesagt: Das darf nicht sein! Am ersten Tag muss die Workstation des Neues fertig eingerichtet und startklar sein. Von Stift und Papier, über den Festnetzanschluss oder das Smartphone bis zum PC darf nichts fehlen. Das schließt auch Software auf dem neuesten Stand und alle nötigen Accounts und Login-Daten mit ein.
Extratipp: Die Bereitstellung eines kleinen Willkommensgeschenks zeigt Deinem neuen Mitarbeiter, dass er eine gern gesehene Bereicherung Deines Teams ist. Ganz klassisch geht das mit Sekt und Pralinen oder auch mit einem eher persönlichen Geschenk. Ideen findest Du häufig in den Social Media Profilen.
Dein neuer Mitarbeiter sollte sich an seinem Arbeitsplatz nicht unbehaglich und isoliert fühlen. Nimm ihn an die Hand und zeige ihm das Unternehmen. Eine kleine Einstandsfeier ist ebenfalls förderlich, da sich alte und neue Kollegen so besser kennenlernen können. Teambuilding und Eisbrecher-Spiele sind hier die Stichworte.
Neben einer Führung durchs Gebäude ist auch ein gemeinsames Mittagessen hilfreich, um sich näher kennenzulernen. In den ersten 30 Tagen lässt sich auch eine Veranstaltung auf persönlicher Ebene sehr gut als Maßnahme zum Teambuilding einsetzen. Zum Beispiel eine Brauereibesichtigung oder ein Besuch auf der Bowlingbahn.
All diese Maßnahmen zeigen, dass es um mehr geht als nur einen Job. Es ist eher wie eine neue Familie, in die Dein neuer Mitarbeiter aufgenommen wird.
Informelles Onboarding sorgt auch für Spaß am Lernen. Die zu erreichenden Ziele werden zwar strukturiert und kontrolliert erreicht, doch der Weg dort hin ist unterhaltsam und locker. Neue Mitarbeiter wollen nicht unzählige Stunden mit Videos und Vorträgen gequält werden. Sie wollen nicht ein 1000 Seiten Handbuch auswendig lernen.
Die Wahrheit ist, dass die meisten Mitarbeiter sich nach interaktiven Lernmöglichkeiten sehnen. Laut einem Bericht von Learnkit aus dem Jahr 2015 waren 89 % der Mitarbeiter der Meinung, dass es wichtig ist, dass ihre Entwicklung seitens der Arbeitgeber unterstützt wird.
Interaktives eLearning unterstützt den Prozess des Onboardings hier gezielt, denn es ist von Natur aus gut strukturiert und vielseitig. Bei einem formellen Onboarding definierst Du die Ziele Deiner Mitarbeiter und belohnst sie für ihre Erfolge.
Letztendlich sollte Dein Onboarding Prozess gut strukturiert und darauf zugeschnitten sein, Deinen neuen Mitarbeiter mit allen nötigen Informationen und Ressourcen zu versorgen, die er für den Erfolg benötigt. Fähige Leute mit hoher Kompetenz kannst Du durch Motivation und Fachwissen länger in Deinem Unternehmen halten und es hilft dabei, ihr Potenzial früher und vollständig zu entfalten. Findest Du nicht auch, dass es Zeit ist, mehr Struktur zu wagen?
