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DSGVO-Schulung

Was ist eine DSGVO-Schulung?

Die Schulung vermittelt Mitarbeitenden die notwendigen Kenntnisse, um die 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) rechtskonform umzusetzen. Ziel ist es, den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten, Datenschutzverstöße zu vermeiden und das Vertrauen von Kund*innen, Partnern und Mitarbeitenden zu sichern.

Bedeutung der DSGVO-Schulung für HR

Personalabteilungen spielen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Datenschutzwissen im Unternehmen zu verankern.
HR verantwortet nicht nur die Organisation von Schulungen, sondern auch die Dokumentation der Teilnahme und die kontinuierliche Aktualisierung der Inhalte. Eine strukturierte Schulung zur DSGVO schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern fördert auch das Bewusstsein der Mitarbeitenden für den Wert und die Sensibilität von Daten.

Vorteile für HR:
  • Rechtssicherheit: Vermeidung von Bußgeldern durch geschultes Personal.
  • Imagegewinn: Datenschutz als Teil des Corporate Behaviour.
  • Effizienz: Klarheit in Prozessen und Zuständigkeiten.

Warum ist die DSGVO-Schulung verpflichtend?

Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt vor, dass Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen müssen, um den Datenschutz sicherzustellen. Dazu gehört auch, dass Mitarbeitende, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, über die geltenden Regeln informiert und entsprechend geschult werden. Eine DSGVO-Schulung ist daher nicht nur Best Practice, sondern eine rechtliche Pflicht, um nachweisen zu können, dass das Unternehmen seinen Schulungs- und Informationspflichten nachkommt. Fehlt dieser Nachweis, kann dies im Falle eines Datenschutzverstoßes zu höheren Bußgeldern führen.

Die Schulung zur DSGVO ist nur eine von zahlreichen Pflichtunterweisungen, die Unternehmen durchführen müssen. Mögliche Themen die anfallen können sind: Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz,  Brandschutz und Erste Hilfe, Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI), sowie verschiedene branchenspezifische Unterweisungen, wie Weiterbildungen nach der IDD-Richtlinie für die Versicherungsbranche. Welche Themen für Ihr Unternehmen verpflichtend geschult werden müssen, sollten Sie individuell prüfen. Teilweise müssen Schulungen auf die individuellen Szenarien im Unternehmen angepasst werden. Bei Unternehmen, die remote oder hybrid arbeiten, muss beispielsweise die Brandschutzschulung auf das Arbeiten im Home Office angepasst werden.

Die Rolle von E-Learning für DSGVO-Schulungen

Gerade bei Themen wie Datenschutz, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, ist E-Learning ideal. Digitale DSGVO-Schulungen lassen sich standortübergreifend ausrollen, flexibel absolvieren und einfach auf neue gesetzliche Entwicklungen anpassen.

Vorteile der online Durchführung:
  • Orts- und zeitunabhängig: Mitarbeitende können Inhalte im eigenen Tempo bearbeiten.
  • Skalierbar: Alle Standorte erhalten einheitliche Informationen.
  • Multimedial: Videos, Quizze und interaktive Fallstudien fördern Verständnis und Motivation.
  • Messbar: Fortschritte und Testergebnisse sind sofort einsehbar.

Zentrale Inhalte einer DSGVO-Schulung

Damit die Schulung wirksam ist, sollte sie praxisnah aufgebaut sein und folgende Themen abdecken: Definitionen und Begrifflichkeiten, Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, Aufgaben und Verantwortungen der Datenschutzbeauftragten, Pflichten für Unternehmen und Betroffenenrechte, Pflichten der MItarbeitenden, Datenschutzverletzungen, mögliche Strafen und Sanktionen.

Eine DSGVO-Schulung erfolgreich umsetzen

  • Pflichtschulungen festlegen: Klare Vorgaben, wer wann geschult werden muss. Diese Schulungsbedarfe am besten digital festhalten und dokumentieren.
  • Regelmäßige Auffrischungen: Mindestens einmal jährlich, um Wissen aktuell zu halten oder in den gesetzlich vorgeschriebenen Intervallen. 
  • Praxisbeispiele nutzen: Reale Szenarien erhöhen die Relevanz und verbessern das Lernerlebnis.
  • Teilnahme dokumentieren: Nachweis für interne Audits und externe Prüfungen, am besten in der (elektronischen) Personalakte oder der Lernplattform in Ihrem Unternehmen.
  • Lernfortschritte messen: Über Tests und Zertifikate den Schulungserfolg prüfen für ein nachhaltiges Lernerlebnis.

FAQ - Häufig gestellte Fragen zu DSGVO-Schulungen

Was ist eine DSGVO-Schulung?

Ein Training, das Mitarbeitenden das notwendige Wissen zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung vermittelt.

Wer muss eine DSGVO-Schulung absolvieren?

Die Schulung ist eine Pflichtschulung. Alle Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen sie absolvieren. Zum Beispiel: Kundenservice, Verkauf, IT, HR, Marketing

Wie oft sollte eine DSGVO-Schulung stattfinden?

Mindestens einmal jährlich sowie bei rechtlichen Änderungen oder neuen internen Prozessen.

Was passiert, wenn ein Unternehmen keine DSGVO-Schulungen durchführt?

Es drohen Bußgelder, Reputationsschäden und höhere Risiken für Datenschutzverletzungen.

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