Preboarding: Der erste Schritt in ein gelungenes Onboarding

Das Bild zeigt zwei Frauen die jubeln denn mit elearnio ist Talent Management ganz einfach

Was bedeutet Preboarding?

Es ist der Zeitraum zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeitenden. In dieser Phase können Unternehmen bereits vor dem offiziellen Start mit dem neuen Teammitglied Kontakt halten, Informationen bereitstellen und den Grundstein für eine erfolgreiche Einarbeitung legen. Ziel ist es, die Bindung zum neuen Arbeitgeber zu stärken, Unsicherheiten zu reduzieren und den Einstieg so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Warum ist Preboarding wichtig?

In vielen Unternehmen beginnt die Integration neuer Mitarbeitender erst mit dem ersten Arbeitstag. Doch gerade in den Wochen davor entscheidet sich häufig, wie gut der Start gelingt. Ist diese Phase gut strukturiert, fühlen sich neue Teammitglieder frühzeitig willkommen und werden mit der Unternehmenskultur vertraut.

Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende:

geringere Abbruchquoten noch vor dem ersten Arbeitstag
schnellere Einarbeitung durch frühe Informationsweitergabe
positive Candidate Experience und stärkere Arbeitgebermarke
motivierte Mitarbeitende ab dem ersten Tag

Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Remote Work ist Preboarding ein wichtiges Instrument, um Talente langfristig zu binden.

Elemente eines erfolgreichen Preboardings

Kommunikation und Willkommenskultur: Nach der Vertragsunterzeichnung sollten neue Mitarbeitende aktiv eingebunden werden. Eine persönliche Begrüßung durch die Führungskraft, Willkommensmails oder kleine Aufmerksamkeiten schaffen Vertrauen und Zugehörigkeit.
Bereitstellung von Informationen: Unterlagen wie Organigramme, Unternehmensrichtlinien oder Schulungsmaterialien können bereits vorab digital zur Verfügung gestellt werden. So können sich neue Kolleg*innen in Ruhe vorbereiten. Es werden mit dem Versenden dieser Informationen jedoch keine Bedingungen gestellt. Es hilft vielen Menschen die Nervosität vor dem 1. Arbeitstag zu senken, wenn sie bereits vorab gut informiert sind.
Technische und organisatorische Vorbereitung: IT-Zugänge, E-Mail-Adressen und Arbeitsmaterialien sollten rechtzeitig eingerichtet sein. Wer bereits am ersten Tag vollständig arbeitsfähig ist, erlebt einen professionellen Start. Es ist beruhigend zu wissen, dass an Tag 1 alles bereit ist.

Preboarding und digitales Lernen

Digitale Lernplattformen und Lernmanagementsysteme (LMS) wie elearnio bieten ideale Möglichkeiten, diese Phase vor dem Onboarding interaktiv zu gestalten. Unternehmen können Online-Kurse, Videos oder Quizze bereitstellen, um neue Mitarbeitende frühzeitig mit den wichtigsten Prozessen, Tools oder Werten vertraut zu machen. So wird Lernen Teil des Onboardings, und das noch bevor der erste Arbeitstag beginnt. Mitarbeitende können sich während ihrer Onbaording-Phase Wissen flexibel aneignen, während HR Fortschritte und Feedback direkt im System nachverfolgt.

Rolle von HR im Preboarding-Prozess

HR-Abteilungen entwickeln den Prozess, koordinieren die Kommunikation zwischen Fachabteilungen und sorgen für eine einheitliche Candidate Experience.

Wichtige Aufgaben:

strukturierte Checklisten für neue Mitarbeitende und Führungskräfte
klare Zuständigkeiten für Organisation, IT und Kommunikation
Feedbackschleifen, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern

Herausforderungen im Preboarding

Trotz vieler Vorteile wird Preboarding in vielen Unternehmen noch unterschätzt und selten bis gar nicht druchgeführt. Häufige Stolpersteine sind:

unklare Verantwortlichkeiten
fehlende Kommunikation zwischen HR, IT und Führung
mangelnde digitale Infrastruktur
fehlende Personalisierung der Inhalte

Ein gutes Preboarding lebt von Verbindlichkeit, Empathie und einer durchdachten Planung. Je persönlicher und strukturierter der Prozess, desto positiver wirkt er sich auf die Motivation und Bindung der neuen Teammitglieder aus. Es ist der erste Schritt in ein erfolgreiches Onboarding und eine Chance, neue Mitarbeitende schon vor ihrem Start zu begeistern, verkürzt die Einarbeitungszeit, stärkt die Motivation und vermittelt von Beginn an das Gefühl, Teil des Teams zu sein. Mit den passenden digitalen Tools, klaren Abläufen und einer wertschätzenden Kommunikation kann HR sicherstellen, dass der erste Arbeitstag nicht mit offenen Fragen beginnt, sondern mit einem Lächeln.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Preboarding

Was ist Preboarding?

Es bezeichnet die Phase zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag, in der Unternehmen neue Mitarbeitende vorbereiten und einbinden.

Warum ist Preboarding wichtig?

Es stärkt die Bindung zum Unternehmen, reduziert Unsicherheiten und sorgt für einen motivierten, gut vorbereiteten Start.

Wie etabliert man eine Feedbackkultur?

Durch klare Rahmenbedingungen, Schulungen, digitale Tools und die Vorbildrolle von Führungskräften.

Welche Maßnahmen gehören zum Preboarding?

Willkommenskommunikation, Bereitstellung von Informationen, Einrichtung der Arbeitsmittel, Teamvorstellung und erste Lernangebote.

Welche Rolle spielt HR beim Preboarding?

HR entwickelt und koordiniert den gesamten Prozess, stellt Ressourcen bereit und sorgt für eine positive Candidate Experience.

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