In nahezu allen Unternehmen ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein entscheidender Schritt nach deren Einstellung. Mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag ist es nicht getan, denn weder in der Schule noch an der Uni lernen neue Mitarbeiter exakt das, was in deinem Unternehmen wichtig ist. Ob dein Start-up jährlich um eine Handvoll neuer Kollegen wächst oder du als Global Player Tausende Neueinstellungen zu organisieren hast, ist dabei unerheblich. Unterm Strich geht es darum den Grundstein für den zukünftigen Erfolg der neuen Teammitglieder im Unternehmen zu legen. Wie dies erfolgreich gelingt, welche Punkte du dabei auf jeden Fall beachten solltest und welche Tools dich dabei unterstützen, das zeigt dir dieser Blogpost.
Es gibt viele Gründe, die für eine durchdachte Einarbeitung von neuen Mitarbeitern sprechen. Einer der wichtigsten: Ein schwaches oder fehlendes strukturiertes Einarbeiten neuer Mitarbeiter sorgt für hohe Fluktuationskosten. Dazu kommt, dass neue Kolleg*innen wesentlich länger brauchen, bis sie produktiv im Unternehmen arbeiten und zum Unternehmenserfolg beitragen können.
Diese wichtigen ersten Wochen und Monate sorgen daher für eine optimale und vor allem schnelle Integration neuer Mitarbeiter in bestehende Teams und Arbeitsabläufe. Außerdem ist die Einarbeitung der Schlüssel zu einer langfristigen Bindung an dein Unternehmen, sofern sie individuell, frühzeitig und flexibel erfolgt.
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Wer bisher wenig mit Personalführung und der Einstellung neuer Mitarbeiter zu tun hatte, unterschätzt häufig die Komplexität der Einarbeitung. Denn sie ist ein längerer und mehrstufiger Prozess, der in verschiedene Phasen unterteilt wird. Erfolgreich ist, wer schon früh beginnt – weit vor dem ersten Arbeitstag.
Bereits nach Vertragsunterzeichnung beginnt die sogenannte Preboarding-Phase. Von Anfang an kannst du den neuen Teammitgliedern ein positives Erlebnis in deinem Unternehmen verschaffen. Während des Preboardings verschickst du beispielsweise persönliche Willkommensmails oder -pakete an deine neuen Mitarbeiter. Fühlen sich die Neuen mehr als nur willkommen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich in letzter Minute für einen anderen Arbeitgeber entscheiden.
Ein wichtiger Meilenstein ist der erste Arbeitstag, dem noch einmal besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Als Zwischenphase kommt es hier darauf an, dass die neuen Kolleg*innen unmittelbar ins Team und ihre Arbeit integriert werden können. In der dritten Phase findet die eigentliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter statt, das sogenannte Onboarding.
In der Praxis zeigt sich immer wieder: Ohne klaren Plan wird selbst die motivierteste Einarbeitung schnell unübersichtlich. Doch was genau beinhaltet ein Einarbeitungsplan und wie baut man ihn auf?
Für eine erfolgreiche Einarbeitung, solltest du zunächst in einem übersichtlichen Plan erstellen, der enthält, welche Inhalte, Techniken und Informationen deine neuen Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt lernen sollen. Dazu gehören beispielsweise Produktschulungen, Softwaretrainings oder ein Gesprächsleitfäden. Optisch erinnert der Einarbeitungsplan den Stundenplänen aus der Schulzeit – mit dem Unterschied, dass er wöchentlich unterschiedliche Inhalte, klare Lernziele und Meilensteine enthält.
Generell gilt, dass die Vermittlung wichtiger Grundlagen seine Zeit dauert, da können durchaus schon ein paar Wochen zusammen kommen. Jede Woche sollte daher ein festes Wochenziel haben, welches die neuen Kolleg*innen erreichen sollen. Neben der inhaltlichen Klarheit sorg ein festgelegter Plan für eine verlässliche zeitliche Struktur für die neuen Mitarbeiter, aber auch für die Teamleitung und dein HR-Team. So verschaffst du den neuen Mitarbeitern einen guten Überblick und steigerst die Motivation. Einzelnen Elemente und Inhalte kannst du gut in deine Lernplattform übernehmen und sicherstellen, dass du keine wichtigen Inhalte verpasst.
Extratipp: In unserem Whitepaper "Der Einarbeitungsplan - Erfolgreiche Einarbeitung für neue Mitarbeitende" bekommst du weitere praktische Tipps sowie ein Beispiel eines Wochenplans.
Die Digitalisierung hat unsere Arbeitswelt stark verändert. Durch die Covid-19-Pandemie wurde die Bedeutung flexibler und digitaler Lern- und Arbeitsmöglichkeiten deutlich. Das gilt natürlich auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die heutzutage nicht selten aus dem Home Office oder Hybrid, von Büro und Zuhause aus, arbeiten. Daher gilt: Ein ortsunabhängiges Lernmanagementsystem (LMS) oder eine Lernplattform bietet entscheidende Vorteile für moderne Unternehmen durch die digitale Bereitstellung sämtlicher Lerninhalte.
Mit einer Lernplattform kann die Wissensvermittlung durch Tests begleitet und digital nachvollzogen werden. Automatisierungen unterstützen bei Wiederholungen und wiederkehrenden Schulungen wie gesetzlich vorgeschriebene Pflichtunterweisungen. Außerdem fungiert eine Lernplattform wie elearnio als Wissensdatenbank, in der alle deine Mitarbeiter bestimmte Inhalte (z. B. Softwarefunktionen, Firmenziele, Unternehmensvision etc.) nachschlagen können.
Eine positive Erfahrung in den ersten Wochen im neuen Job, ist zentraler Erfolgsfaktor für dein Unternehmen. Ein strukturierter Prozess und digitale Tools helfen dabei, deine neuen Teammitglieder schnell zu integrieren und lange im Unternehmen zu halten. Wenn du mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter richtig durchstarten möchtest, schau dir gerne elearnio genauer an. Besonders gut klappt das mit einem kostenfreien Testzugang.
