LMS mit HRM-System-Integration: Mitarbeitende automatisch aus Ihrem HR-System übernehmen

Mit der HRM-System-Integration von elearnio pflegen Sie Mitarbeitende nur noch an einer Stelle: in Ihrem HR-System. Neue Kolleg:innen erscheinen automatisch im LMS, landen anhand von Abteilung oder Standort in der passenden Gruppe und bekommen ihre Pflichtschulungen und Onboarding-Kurse zugewiesen, ohne dass jemand eine Excel-Liste abgleicht. elearnio verbindet sich mit über 50 HR-Systemen, darunter Personio, Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD), HR Works, Factorial, Workday, BambooHR und SAP SuccessFactors.

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Anbindung Ihres HR-Systems besprechen

Illustration: Personalakte mit Profil, Browserfenster mit Zertifikat und Pfeile für den Datenabgleich

Warum eine HR-System-Integration den größten Verwaltungsaufwand im LMS streicht

Ohne Schnittstelle legt Ihr HR-Team jede Person zweimal an: einmal im Personalsystem, einmal im LMS. Jeden Eintritt, jeden Abteilungswechsel, jede Beförderung und jeden Austritt zieht jemand von Hand nach. Bei 200 Mitarbeitenden ist das lästig, bei 2.000 kaum noch zu schaffen. Fehlt eine neue Person im LMS, fehlt ihr auch die Pflichtunterweisung, und das fällt meist erst im Audit auf.

Mit der Integration bleibt Ihr HR-System oder Microsoft Entra ID die führende Quelle für Personaldaten. elearnio übernimmt die Stammdaten und hält Konten und Gruppen aktuell. Doppelte Datenpflege entfällt.

So funktioniert die Anbindung an Ihr HR-System

Verbindung einrichten

Das Customer Success Team von elearnio richtet die Schnittstelle gemeinsam mit Ihnen ein. Eigene Entwicklungsarbeit ist auf Ihrer Seite nicht nötig.

Stammdaten übernehmen

elearnio übernimmt alle für das Lernen relevanten Attribute aus dem HR-System, bei Personio zum Beispiel bis zu 13 Attribute.

Gruppen automatisch bilden

Sie legen einmal Regeln fest, zum Beispiel „alle Mitarbeitenden am Standort Hamburg“ oder „alle Führungskräfte im Vertrieb“. Ändert sich ein Attribut im HR-System, wechselt die Person automatisch in die richtige Gruppe.

Trainings zuweisen

Lernpfade und Pflichtunterweisungen hängen an den Gruppen. Neue Mitarbeitende starten so am ersten Tag mit dem richtigen Onboarding, ohne dass HR einzeln Kurse verteilt.

Welche HR-Systeme elearnio anbindet

  
    Welche HR-Systeme elearnio anbindet und welche Daten jeweils übertragen werden
    
        HR-System
        Was übertragen wird
      
        Personio
        Anlage der Mitarbeitenden und Zertifikate zurück in die Personalakte
      
        Microsoft Entra ID
        Stammdaten und Attribute
      
        HR Works
        Stammdaten und Attribute
      
        Factorial
        Stammdaten und Attribute
      
        Workday
        Stammdaten und Attribute
      
        BambooHR
        Stammdaten und Attribute
      
        SAP SuccessFactors
        Stammdaten und Attribute
      
        SAP On-Premise
        Stammdaten
      
        Weitere HR-Systeme, z. B. rexx
        Anbindung möglich, Umfang je nach System

Welche HR-Systeme elearnio anbindet und welche Daten jeweils übertragen werden
HR-System	Was übertragen wird
Personio	Anlage der Mitarbeitenden und Zertifikate zurück in die Personalakte
Microsoft Entra ID	Stammdaten und Attribute
HR Works	Stammdaten und Attribute
Factorial	Stammdaten und Attribute
Workday	Stammdaten und Attribute
BambooHR	Stammdaten und Attribute
SAP SuccessFactors	Stammdaten und Attribute
SAP On-Premise	Stammdaten
Weitere HR-Systeme, z. B. rexx	Anbindung möglich, Umfang je nach System

Wichtig für Ihre Planung: Bei Personio spielt elearnio jedes Zertifikat automatisch in die Personalakte zurück. Bei anderen HR-Systemen hängt das vom System ab: Unterstützt es den Rückweg, überträgt elearnio die Zertifikate ebenfalls. Sonst exportieren Sie die Schulungsnachweise aus dem elearnio-Reporting.

Für wen die HR-System-Integration gedacht ist

HR und People & Culture

Sie müssen nicht mehr hinterherlaufen, wer schon im LMS angelegt ist. Das Onboarding startet pünktlich, Pflichtschulungen erreichen alle, die sie brauchen, und Sie haben mehr Zeit für Gespräche mit Menschen als für Listenpflege.

IT und Administration

Ihr HR-System bleibt das führende System, elearnio liest nur die Daten, die für das Lernen nötig sind. Die Plattform läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Viele IT-Abteilungen pflegen Mitarbeitende bereits in Microsoft Entra ID. elearnio übernimmt sie direkt von dort, eine zweite Benutzerverwaltung entsteht nicht. Für die Anmeldung über Entra ID finden Sie alles auf der Seite Single Sign-On, die Admin-Funktionen auf der Seite Funktionen für Admins.

Persönliche Begleitung bei der Einrichtung

Im Professional-Tarif haben Sie für die Einrichtung eine feste Ansprechperson im Customer Success Team, die Ihr Feld-Mapping und die Gruppenregeln mit Ihnen aufsetzt. Auf OMR Reviews hat elearnio 4,6 von 5 Sternen aus 112 Bewertungen.

Häufige Fragen zur HRM-System-Integration

Was ist eine HRM-System-Integration im LMS?

Eine HRM-System-Integration verbindet Ihr HR-System (auch HRIS oder HRM-System genannt) mit dem Learning Management System (LMS). Neue Mitarbeitende, Abteilungswechsel und Austritte übernimmt das LMS automatisch aus dem HR-System. HR pflegt Personaldaten damit nur an einer Stelle, und Gruppen sowie Schulungszuweisungen bleiben aktuell, ohne dass jemand Konten von Hand anlegt.

Welche HR-Systeme lassen sich mit elearnio verbinden?

Über 50 HR-Systeme per Standardintegration, darunter Personio, Microsoft Entra ID, HR Works, Factorial, Workday und BambooHR. Für Sonderfälle gibt es die offene API.

Werden Schulungszertifikate zurück ins HR-System übertragen?

Ja, bei Personio landen Zertifikate automatisch in der Personalakte. Bei anderen HR-Systemen hängt es vom System ab: Unterstützt es den Rückweg, überträgt elearnio die Zertifikate ebenfalls. Sonst exportieren Sie die Nachweise aus dem elearnio-Reporting.

Wir haben kein HR-System, verwalten unsere Mitarbeitenden aber in Microsoft Entra ID. Funktioniert die Integration trotzdem?

Ja. elearnio übernimmt Personen und Attribute direkt aus Entra ID und hält Konten und Gruppen damit aktuell. Das ist nach Personio die am häufigsten genutzte Anbindung bei elearnio.

Wir nutzen SAP On-Premise. Funktioniert die Anbindung trotzdem?

Ja, allerdings meist nicht direkt. Bewährt haben sich zwei Wege: die Synchronisation über Microsoft Entra ID oder ein Import aus SAP, bei dem Sie festlegen, welches SAP-Feld welchem elearnio-Feld entspricht.

Wie oft werden die Daten synchronisiert?

Einmal täglich zu einer festen Uhrzeit, die Sie in elearnio selbst festlegen. Zusätzlich können Sie den Abgleich jederzeit manuell auslösen.

Kostet die HRM-Integration extra?

Nein. Die HR-System-Integrationen sind in beiden Tarifen (Essential und Professional) enthalten, mit vollem Funktionsumfang. Im Professional-Tarif begleitet Sie zusätzlich eine feste Ansprechperson aus dem Customer Success Team bei der Einrichtung.

Weitere Integrationen bei elearnio

HR-Systeme regeln, wie Mitarbeitende ins LMS kommen. Für die Anmeldung gibt es Single Sign-On (SSO), für eigene Anbindungen die offene API, und externe Kurse binden Sie per SCORM und LTI ein. Alle Anbindungen finden Sie unter Integrationen bei elearnio im Überblick.

Ihr HR-System, Ihr Setup

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