Digitales Preboarding

Warum die Zeit vor dem ersten Arbeitstag über Erfolg und Bindung entscheidet

Studien zeigen, dass 36 % der Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag erfolgen. Fehlt in dieser Phase der persönliche Austausch, sinkt die Bindung an das Unternehmen. Digitales Preboarding löst dieses Problem mit gezielten Maßnahmen und kontinuierlicher Kommunikation während dieser Zeit. Gleichzeitig ist ein strukturiertes Onboarding auch nach dem ersten Tag unerlässlich, denn fast 40 % der Kündigungen geschehen im ersten Jahr im neuen Job. Preboarding und Onboarding sind entscheidend für einen erfolgreichen Start in einer neuen Arbeitsstelle, sowohl für die neuen Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen. 

Das digitale Preboarding beginnt direkt nach der Vertragsunterzeichnung und endet mit dem ersten Arbeitstag. In der Zeit nach Vertragsunterschrift haben sich Mitarbeitende für das neue Unternehmen entschieden, jedoch ist die tatsächliche Integration in das Unternehmen noch nicht erfolgt. In dieser Zeit geht es darum, die neuen Mitarbeitenden willkommen zu heißen und die Distanz zum Unternehmen zu reduzieren. Durch das Bereitstellen von wichtigen Informationen, wie Team- und Unternehmensstrukturen, Ablaufpläne für den ersten Arbeitstag oder Wegbeschreibungen, wird die anfängliche Unsicherheit reduziert. 

Nach dem Preboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag der eigentliche Onboarding-Prozess. Dieser kann sich über die ersten Wochen oder Monate erstrecken. Ziel ist es, die neuen Mitarbeitenden vollständig in das Unternehmen zu integrieren und ihnen die notwendigen Kenntnisse zu vermitteln, die sie für ihre neue Rolle benötigen. Dies umfasst unter anderem Schulungen, Einführungen in Unternehmensprozesse und das Kennenlernen der Kolleg*innen und weiterer wichtiger Stakeholder.

Was digitales Preboarding in der Praxis verändert

Beim digitalen Preboarding geht es nicht allein um Dokumente oder organisatorische Hinweise, sondern um eine konsistente Erfahrung. Neue Mitarbeitende erhalten frühzeitig Zugang zu relevanten Informationen, verstehen die Unternehmensstruktur und gewinnen ein realistisches Bild ihrer zukünftigen Rolle. Sie erhalten Einblick in die gelebte Unternehmenskultur und ihren neuen Arbeitsplatz.

Durch die digitale Bereitstellung von Informationen werden Inhalte nicht mehr punktuell bereitgestellt, sondern logisch aufgebaut. Informationen erscheinen nicht zufällig, sondern folgen einem nachvollziehbaren Ablauf. Dadurch entsteht ein natürlicher Lern- und Orientierungsprozess, der sich für neue Mitarbeitende stimmig anfühlt.

Digitale Plattformen unterstützen diese Struktur, indem sie Inhalte zentral bündeln und zeitlich flexibel verfügbar machen. Neue Mitarbeitende können Informationen aufnehmen, wenn sie Zeit dafür finden.

Typische Probleme ohne digitales Preboarding

In vielen Organisationen zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Nach der Vertragsunterschrift reduziert sich der Kontakt auf einzelne E-Mails. Diese Phase der Stille wird häufig unterschätzt, obwohl sie maßgeblich die Wahrnehmung des Unternehmens prägt.

Vier typische Fehler die im Pre- und Onboarding geschehen sind:

1. zu viel Fokus auf Administratives und organisatorische Details
2. fehlende persönliche Ansprache
3. unzureichende Informationen, Schulungen nach Gießkannenprinzip oder unkoordinierte Informationsweitergabe
4. fehlende Feedback-Sitzungen oder soziale Kontakte

Diese Fehler können unterschiedliche Emotionen in den neuen Mitarbeitenden auslösen: Unsicherheit, Überforderung, das Gefühl nicht willkommen zu sein oder soziale Distanz. 

Warum Pre- und Onboarding in der modernen Arbeitswelt digital sein muss

Bei der Entwicklung eines passenden Pre- und Onboardings stehen Unternehmen heute vor großen Herausforderungen, die es bei der Planung dieser beiden wichtigen Phasen zu berücksichtigen gilt:

Remote oder Hybrid work: In vielen Unternehmen gehören Remote oder Hybrid Work, Home Office und Workation zum Arbeitsalltag. Unternehmen müssen daher auf virtuelle Schulungsangebote umsteigen, damit sie weiterhin jederzeit alle Mitarbeitenden erreichen können. Dabei ist es besonders wichtig, Tools auszuwählen, die das Engagement und die Beteiligung in einer virtuellen Umgebung fördern. 

Digitalisierung und steigende Komplexität: Digitalisierung und steigende Komplexität können eine Hürde für Mitarbeitende sein, ihre Rolle vollumfänglich auszuführen. Unternehmen müssen sicherstellen, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, durch regelmäßiges Lernen immer auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Multimediale Lerninhalte: Lernende sind anspruchsvoller geworden und erwarten Abwechslung beim Lernen. Die Zeiten von KI Tools wie ChatGPT, Claude und Co. vereinfachen die Erstellung und Pflege von Inhalten. Der Kontext zum konkreten Anwendungsfall sowie Methodik und Didaktik sind nach wie vor wesentliche Voraussetzungen für den Lernerfolg die vom Unternehmen abgedeckt werden müssen. Abwechslungsreiche Inhalte wie Text, Bild, Videos, Audio (z. B. Podcasts) helfen Lernenden dabei, neue Inhalte zu verstehen. Moderne Lernmanagementsysteme wie elearnio haben Funktionen wie Gamification und bieten KI-unterstützte Contenterstellung an.

Upskilling und Reskilling: Neueinstellungen sind zeit- und kostenintensiv. Das Konzept des Up- und Reskillings durch interne Weiterbildung ermöglicht es dir und deinem Unternehmen, mehr Flexibilität zu erreichen, wie und wo deine Talente eingesetzt werden, indem sie von festen Jobs und Positionen zu Aufgaben und Projekten wechseln. 

Demografische Verschiebungen: In vielen Unternehmen ist die Mehrheit der Belegschaft 45 Jahre oder älter, und wenn sie in den nächsten 1-2 Jahrzehnten die Organisation verlassen, geht das Wissen mit ihnen. Viele der jungen Mitarbeitenden sind anspruchsvoller und belesener, wenn es um Technologie und den Konsum von Inhalten geht. Das führt dazu, dass die Erwartungen an digitale Werkzeuge, die Benutzerfreundlichkeit und das Lernerlebnis hoch sind.

5 Tipps für erfolgreiches digitales Preboarding und Onboarding

1.  Nutze die Preboarding Phase zur Bindung von neuen Mitarbeitenden. So startest du den Dialog mit neuen Mitarbeitenden bereits vor dem ersten Arbeitstag! Mit digitalen Tools zeigst du, dass dein Unternehmen modern arbeitet und die neuen Mitarbeitenden bereits frühzeitig ins Team integrieren möchtest.
   
2. Lege Ziele für das Onboarding des jeweiligen Mitarbeitenden fest. Damit stellst du sicher, dass die Lerninhalte messbar zum Einarbeitungserfolg beitragen.
   
3. Bleib im Dialog mit den neuen Mitarbeitenden. Unklarheiten führen häufig zu Unsicherheiten. Füge Feedbackschleifen und regelmäßige “Coffee-Talks” dem Pre- und Onboarding-Prozess als feste Bestandteile hinzu. Hole Feedback am Start, in der Mitte und am Ende der Onboarding-Phase ein.
   
4. Definiere konkrete Inhalte, die zum Ziel führen. Je nach Rolle werden sich die notwendigen Inhalte spätestens im Onboarding grundlegend unterscheiden.
   
5.  Binde andere Mitarbeitende mit ein, z. B. durch ein Buddy-Programm. So haben die neuen Teammitglieder jederzeit die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und fühlen sich willkommen.

Digitales Preboarding als Fundament

Neue Mitarbeitende erhalten bereits vor dem offiziellen Start in den neuen Job Orientierung, entwickeln frühzeitig eine Verbindung zum Unternehmen und starten mit größerer Sicherheit in ihre neue Rolle. Der erste Arbeitstag markiert damit nicht den Beginn, sondern die Fortsetzung einer bereits aufgebauten Beziehung. Unternehmen, die mit moderner Technologie Preboarding- und Onboarding-Programme erarbeiten, heben sich vom Wettbewerb ab und stärken ihre Employer Brand.

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