Im ultimativen Plan zum Onboarding haben wir den Bereich des Pre-Bordings schon einmal kurz angeschnitten. In diesem Beitrag wird das Thema deutlich vertieft. Dich erwarten neben den Grundlagen zum Thema auch ein paar Hilfsmittel, die Du bei Deinen neuen Mitarbeitern einsetzen kannst, und eine ganze Reihe nützlicher Tipps.
Los geht's!
Du wirst die Situation kennen: Nach dem Bewerbungsverfahren hast Du Dich für einen oder mehrere Kandidaten entschieden. Mit ihnen willst Du zusammenarbeiten! Doch deren erster Arbeitstag ist bekanntermaßen nicht schon morgen. Wusstest Du, dass gerade in dieser Zeit – zwischen Einstellung und Arbeitsbeginn – noch eine ganze Reihe neuer Mitarbeiter wieder abspringen? Das liegt zum Beispiel daran, dass sie von anderen Bewerbungen nachträglich weitere Zusagen erhalten und sich dann noch einmal umentscheiden. Damit Dir das nicht passiert, solltest Du auf ein solides Pre-Boarding setzen.
Ohne Pre-Boarding ist die angesprochene Zeit für den Mitarbeiter nicht viel mehr, als eine Option. Es ist noch nicht „ernst“ genug. Durch das Pre-Boarding kannst Du an verschiedenen Stellschrauben drehen, die bereits vor dem ersten Arbeitstag für eine Bindung an Dein Unternehmen sorgen. So steigerst Du auch die Motivation des Neuen und erreichst, dass er sich nur noch auf die Arbeit bei Dir freut und nicht mehr an mögliche Alternativen denkt. Der Mitarbeiter muss in dieser Phase davon überzeugt werden, dass seine Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag die richtige Entscheidung war.
Der zeitliche Bereich, in dem Pre-Boarding üblicherweise stattfindet, beträgt ca. zwei Wochen bis zu einem Monat. In manchen Fällen kann es auch darüber hinaus gehen. Pre-Boarding beginnt mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und endet am ersten Arbeitstag (an dem es dann mit dem Onboarding weiter geht).
Ob nun das spätere Onboarding oder das Pre-Boarding: Alle Deine Maßnahmen zielen darauf ab, dass neue Mitarbeiter möglichst lange und effektiv in Deinem Unternehmen arbeiten. Denn gerade die Fluktuationskosten von 100 bis 300 % des Monatsgehalts sind unverhältnismäßig hoch. Wie groß die Gefahr von Absprüngen im ersten Jahr der Anstellung sind, zeigen auch wissenschaftliche Untersuchungen.
Demnach kündigen bis zu 30 % der Mitarbeiter bereits während der Probezeit. Gefolgt von 40 bis 60 % im ersten Jahr ihrer Beschäftigung. Von diesen Abspringern geben 70 bis 80 % an, dass sie ihren Entschluss bereits in den ersten Tagen gefasst haben. Daran ist leicht abzulesen, dass die Bemühung um den neuen Mitarbeiter nicht mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag aufhören darf, sondern im Gegenteil, so früh und ausdauernd wie möglich vonstatten gehen muss.
Eine Willkommens-Mail ist natürlich das absolute Minimum, was zu einem Pre-Boarding gehören sollte. Besser ist jedoch ein regelrechtes Willkommenspaket, welches gerne auch interaktiv und multimedial gestaltet sein darf. Vorstellungsvideos vom Chef, von den Kollegen oder auch den Räumlichkeiten sind sehr beliebt und vermitteln einen guten ersten Eindruck – Auch, damit Namen und Gesichter nicht völlig unbekannt sind, wenn der neue Mitarbeiter dann am ersten Tag im Büro auftaucht.
Doch Pre-Boarding kann noch viel mehr leisten! Zum oben erwähnten Paket gehören beispielsweise Materialien zur organisatorischen und fachlichen Einarbeitung. Diese reichen jeweils von einem grundsätzlichen Überblick über wichtige Leitfäden, generelle Abläufe, die Werte des Unternehmens, ein Lageplan des Büros bis zu Zusammenfassungen aktueller Themen und Projekte. Somit gibst Du Deinem neuen Mitarbeiter die Chance, sich schon vor dem ersten Arbeitstag mit dem Arbeitsalltag im Büro vertraut zu machen. So wird er sich am ersten Arbeitstag nicht für komplett unwissend halten und zusätzlich seine Motivation steigern können.
Wie Du gesehen hast, gibt es verschiedene Punkte, an denen Du ansetzen kannst, um den gewünschten Erfolg beim Pre-Boarding zu erreichen. Die folgenden 5 Punkte, sind aber in jedem Fall sehr empfehlenswert. Sie lauten:
Punkt 1 ist relativ selbsterklärend. Eine Grußbotschaft muss schon sein, denn einfach die Informationen in einen lieblosen Mailanhang zu packen, reicht definitiv nicht aus, um eine emotionale Bindung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen herzustellen. Gut geeignet für ein solches „Willkommen“ ist übrigens eine Videobotschaft. Sie hat den Vorteil, dass hier nicht nur der Chef zu Wort kommen kann, sondern auch die Kollegen, die sich mit wenigen Worten an das neue Teammitglied richten und bekräftigen, wie sehr sie sich über die Unterstützung freuen.
Der zweite Punkt kann durchaus etwas förmlicher oder sachlicher gehalten sein. Hier werden (allerdings in einem warmen Tonfall) die Werte und Ziele des Unternehmens vorgestellt. Das hat den Effekt, dass der neue Mitarbeiter das Unternehmen besser kennen lernen kann und hoffentlich auch gemeinsame Wertvorstellungen entdeckt.
Punkt 3 kommt für viele Menschen unerwartet, denn ein Feedback gibt es normalerweise erst dann, wenn etwas abgeschlossen wurde. Wir reden hier allerdings vom Pre-Boarding und warum sollte daher nicht auch etwas so Wichtiges, wie Feedback, nicht ein bisschen nach vorne geholt werden.
Demzufolge sollten die Punkte dieses Formulars auch nur bedingt an der bisherigen Erfahrung des Mitarbeiters mit Deinem Unternehmen orientieren und vielmehr auf die Erwartungshaltung eingehen. Wird der Neue ernsthaft nach seinen Wünschen und Vorstellungen gefragt, stellt sich bei ihm das Gefühl ein, dass er wirklich gewollt ist und gebraucht wird. Etwas Besseres kann es für die emotionale Bindung zum Unternehmen nicht geben.
Der vierte Punkt in der Liste ist wieder etwas sachlicher gestaltet. Hier lässt sich allerdings mit technischen Tricks arbeiten. Je nach Möglichkeit sollte zumindest ein interaktiver Standort des Büros von Google Maps mitgeschickt werden. Besser noch: ein Lageplan der Firma. Wo ist der Schreibtisch? Wo ist die Kaffeeecke, wo die Kantine? Wo kann man gut frische Luft schnappen und so weiter. Auch möglich: ein virtueller Rundgang durch die Firma.
Der 5. und letzte Punkt ist von entschiedener Bedeutung. Hier wird der neue Mitarbeiter auf seinen ersten Arbeitstag im Unternehmen vorbereitet. Er muss unbedingt das Gefühl bekommen, dass alles für ihn vorbereitet ist und er nicht tatenlos vor einem leeren Blatt Papier sitzen wird. Zu dieser Vorbereitung sollten folgende Punkte gehören:
Nicht nur Dein neuer Mitarbeiter sollte sich während des Pre-Boardings auf seinen ersten Arbeitstag vorbereiten. Auch Du selbst, bzw. Dein Unternehmen muss auf alles vorbereitet sein. Dazu gehört insbesondere der Arbeitsplatz. Diese Punkte solltest Du daher vor (und nicht am!) ersten Arbeitstag erfüllen:
Ein vollständig und sauber eingerichteter Arbeitsplatz legt den Grundstein für die zukünftige Arbeit Deines neuen Mitarbeiters. Ein kleiner Sektempfang zum Einstand motiviert und lockert die Atmosphäre im Team auf. Doch das Pre-Boarding hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn es gut durchgeführt wurde, können sowohl Du als auch Dein neuer Mitarbeiter sich ab dem ersten Tag auf das Wesentliche konzentrieren: die Arbeit im Unternehmen.
Top-Tipp: Gerade zu Beginn der Arbeit kommen viele bürokratische Angelegenheiten auf den neuen Mitarbeiter zu. Erleichtere seine Arbeit, indem seine neue, firmeneigene Mail-Adresse bereits freigeschaltet ist und so viele Dokumente wie möglich digital ausgefüllt werden können.
Nicht nur für das spätere Onboarding lassen sich moderne Onboarding- und Trainingssysteme nutzen, sondern auch schon wahrend des Pre-Boardings. Solche Lösungen bieten sich gerade dann an, wenn mehr als nur ein neuer Mitarbeiter auf seinen ersten Tag in der Firma vorbereitet und dann eingearbeitet werden soll.
Solche Online-Plattformen bieten die Chance, Lerninhalte zentral zusammenzustellen. Was auch für Remote-Mitarbeiter interessant ist, kommt hier besonders in der Pre-Boarding-Phase zum Tragen, denn die vielen Dokumente zum Arbeitsalltag, aktuellen Projekten und den Unternehmenswerten sind hier übersichtlich aufgeführt und auch von Zuhause aus abrufbar. Wen Du möchtest, kannst Du sogar kleine Quizze erstellen, damit neue Mitarbeiter spielerisch alles Wichtige vor ihrem ersten Tag erlernen können.
Damit Du nicht den Überblick verlierst, und vor lauter Aufregung die Hälfte vergisst, haben wir hier noch eine Checkliste für Dich bereitgestellt. In dieser Liste findest Du alle hier angesprochenen Punkte. Alles, was Du für Deinen neuen Mitarbeiter vorbereitet hast, kannst Du ganz einfach abhaken.
Du weißt nicht, wie eine Begrüßungsmail aussehen soll? Kein Problem! Im PDF findest Du am unteren Ende noch eine Vorlage, die Du verwenden kannst. Viel Erfolg damit!
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Homeoffice funktioniert im Prinzip genauso, wie bei neuen Mitarbeitern vor Ort – egal, ob wir vom Onboarding oder Pre-Boarding sprechen. Der Unterschied besteht allerdings in der räumlichen Distanz, die es zu überwinden gilt. Das gelingt am besten mit dem schon angesprochenen digitalen Hilfsmittel der eLearning-Plattform. Ebenso geeignet sind natürliche Cloud-Lösungen zum Datenaustausch oder Videotelefonie-Anbieter, die Meetings auch mit Remote-Mitarbeitern ermöglichen.
Die übrigen in diesem Text angesprochenen Punkte (insbesondere das Willkommenspaket) funktionieren in beiden Fällen – ob im Büro oder im Homeoffice. Entscheidende Unterschiede treten erst ab dem ersten Arbeitstag auf. Wichtig ist hierbei, dass die Verbindung zu den Remotes nicht abreißt. Plane daher falls möglich auch regelmäßige Treffen im Büro ein. Je nach Standort des Remote-Mitarbeiters einmal im Monat oder einmal in der Woche. Ansonsten eignen sich Video-Meetings sehr gut.
Auch in diesem Sommer werden wieder jede Menge neue Mitarbeiter eingestellt. Damit das bei Dir im Unternehmen rund läuft, gibt es hier noch drei zusätzliche Tipps:
Mal ehrlich, wenn Du irgendwo neu in ein Büro kommst, möchtest Du dann den ganzen Tag mit dem Ausfüllen von Formularen verbringen? Klar, der Papierkram ist wichtig, wenn es um Versicherungsschutz, Gehaltsabrechnungen und dergleichen geht, doch alle diese Dinge sollten schon vorher abgeschlossen sein. Am ersten Arbeitstag muss es um die Arbeit und das Team gehen. Setze hierfür ruhig auch auf digitale Signaturen, um die nötigen Unterschriften zu erhalten.
Vom Buddy-Prinzip hast Du sicherlich schon gehört. Dabei unterstützt jeweils ein erfahrener Mitarbeiter einen neuen. Er dient als direkter Ansprechpartner und Mentor für die ersten Wochen und Monate. Diese Aufgabe kann der „größere Buddy“ durchaus auch schon vor dem ersten Arbeitstag übernehmen.
Achte besonders auf neue Mitarbeiter mit internationalem Background, denn diese, benötigen eventuell zusätzliche Informationen und Unterstützung. Sei also bereit, ihre Fragen zu den Themen Umzug in Deine Stadt, Freizeit, Kinderbetreuung oder (steuer-)rechtlichen Dingen zu beantworten und auf ihre Bedürfnisse einzugehen.
Deine Mitarbeiter waren von der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag bis zum ersten Tag im Büro nicht allein?
Ausgezeichnet! 😉
Wie sind Deine Erfahrungen mit Pre-Boarding bei neuen Mitarbeitern? Hast Du noch andere Tipps? Hinterlasse hier gerne einen Kommentar und erzähl uns davon!
